ЭОС: Регистрация документов в системе EOS for SharePoint HD

Пользователи системы EOS for SharePoint могут работать с любыми типами документов. От регистрации до списания в архив. В системе предусмотрена работа с различными типами документов, проектами документов, поручениями. Необходимые типы создаются технологом системы и доступны для работы пользователей. 

Для регистрации документа выбираем необходимую группу. Для каждой группы в системе могут настраиваться свои реквизитные поля для ввода информации. Поля могут быть настроен индивидуально в зависимости от задач и действий пользователей при работе с документами. Заполняем поля регистрационной формы, указываем информацию об организации, откуда поступил документ. Заполнение полей регистрационной формы может осуществляться через контекстный ввод, либо с использованием справочников системы. Если данные отсутствуют в справочнике, их можно ввести в ручном режиме. 

Система позволяет контролировать вводимую информацию, и в случае ошибки подскажет пользователю о не корректно введенных данных. Справочники системы могут быть интегрированы с другими экспертными системами, содержащими необходимую информацию. Заполняем информацию о сотруднике компании, от которой поступил документ. Указываем внешней номер и дату регистрации документа. Вводим информацию о сотруднике, которому документ будет направлен на рассмотрение. Выбираем номенклатуру дел, заполняем необходимые данные, прикрепляем файлы документов. Файлы могут добавляться в ручном режиме или с помощью сканера документов. 

В системе предусмотрена возможность потокового ввода документов с распознаванием сканируемого текста. Вся информация сохраняется в регистрационной карточке системы и будет доступна для дальнейшей работы. В карточке документа настроены разделы, позволяющие быстро знакомимся с документом. В разделе «Общее содержание» отображается вся информация, указанная при регистрации документа. Раздел «Файлы» содержит всю информацию о прикрепленных файлах документов. При необходимости пользователь может ознакомиться со всеми файлами, не открывая их, перейдя во вкладку «Просмотр». В разделе «Поручения» будет содержаться информация о всех выданных поручениях по документу. Раздел «Ссылки» содержит информацию о связанных документах и поручениях. 

Пользователь может добавлять ссылки не только на зарегистрированные ранние документы, но и связывать документ с протоколами совещаний, наборами файлов, создавать ссылки на внешние ресурсы, указав необходимый тип ссылки. Не переходя в связанные регистрационные карточки, можно ознакомиться с их файлами, а также посмотреть другие связанные документы. 

Система EOS for SharePoint автоматически фиксирует маршрут движения документа между пользователями системы. При необходимости пользователи могут менять маршрут, направляя документы разным пользователям с различными задачами по документу (ознакомление, рассмотрение, исполнение документа) и разными сроками исполнения. Также предусмотрена возможность регистрации документов, поступающих по каналам электронной почты. Регистрация может быть автоматической, с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки и сохранением присланных файлов документов.