ЭОС: согласование документов СЭД «ДЕЛО» - видео HD

Согласование документов СЭД «ДЕЛО»Сокращение затрат времени на визирование в документообороте на предприятии или в организации позволяет оптимизировать занятость сотрудников и улучшить ключевые показатели эффективности (KPI). 

Системы управления электронными документами, решения класса ECM (enterprise content management), в частности, разработанная компанией ЭОС система автоматизации документооборота «ДЕЛО», дают возможность организовать документооборот и взаимодействие с подразделениями в процессах подготовки документов таким образом, что расход времени на технические операции (передачу проектов, получение «обратной связи» от согласующих и т.д.) становится минимальным. «ДЕЛО» дает возможность проводить моделирование бизнес-процессов визирования с любым количеством согласующих и по любому виду документов.В системе автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» распределение документов между пользователями происходит через личные кабинеты. Именно через них сотрудники-пользователи СЭД получают доступ к документам в электронном виде, поручениям по ним и проектам, направленным для согласования. 

Вход в личный кабинет СЭД «ДЕЛО» осуществляется по логину (имя пользователя) и паролю через браузер. Записи (карточки) в кабинете группируются по блокам, что упрощает и ускоряет рассмотрение и исполнение. То, что нужно согласовать, находится в блоке «На визирование».Открыв регистрационную карточку (РК), пользователь прямо из нее может создать проект «Во исполнение», зарегистрировав карточку проекта (РКПД) и указав связки. Часть реквизитов РКПД можно автоматически скопировать из исполняемой РК.Маршруты согласования документов задаются во вкладке «Визы и подписи». Список визирующих можно редактировать – удалять сотрудников, добавлять новых, изменять порядок получения виз. Процесс визирования может быть организован последовательно либо параллельно (в последнем случае проект направляется всем согласующим одновременно). К РКПД обязательно добавляется файл – согласуемый документ в электронном виде. 

Для согласования нужно нажать в карточке кнопку «Визировать», выбрать статус визы («Согласен», «Не согласен» и др.), при необходимости добавить причину несогласия, текст замечания или файл. После визирования замечания поступают в кабинет инициатора (в раздел «Мои проекты документов») для внесения изменений. Инициатор может в любой момент – в режиме онлайн – проконтролировать ход согласования и просмотреть имеющиеся замечания. 

При внесении изменений в соответствии с поступившими замечаниями создается новая версия файла проекта. Правки файла в предыдущей редакции становятся недоступными, и в визировании участвуют только последние версии документов. Но более ранние версии остаются доступны для просмотра – так участники процесса могут оценить внесенные изменения и сравнить последнюю редакцию с более ранними вариантами.После окончания визирования РКПД направляется в личный кабинет руководителя в СЭД для утверждения (подписания) и попадает в раздел «На подпись». 

Руководитель имеет доступ ко всем визам, замечаниям, версиям. Он может утвердить проект либо направить его на доработку и повторное согласование.Если руководителя все устраивает, он утверждает проект, после чего тот автоматически регистрируется в СЭД. Все связки и информация о согласовании остаются доступными в карточке. При необходимости после подписания инициатор может распечатать документ и лист согласования к нему.удь в курсе самого интересного. 

Подпишись на наш канал!