Согласование документов в системе EOS for SharePoint HD

Временные затраты на согласование проектов в бумажном варианте являются одними из самых существенных в бизнес-процессах документооборота в организации и могут значительно ухудшить ключевые показатели эффективности. Поэтому одной из самых востребованных функций таких программ для бизнеса, как системы управления электронными документами класса СЭД (систем электронного документооборота) и ECM (Enterprise Content Management), является автоматизация совместной работы с документами на стадии подготовки и согласования их проектов. 

EOS for SharePoint, универсальная система управления бизнесом, реализующая концепцию BPM, предназначена для поддержки различных управленческих процессов, в том числе для автоматизации документооборота на предприятии – учета документов, организации электронного архива документов, управления процессами согласования и многого другого.

 Ее внедрение позволяет реализовать визирование документов в электронном виде, что минимизирует временные затраты и сразу заметно влияет на KPI.Подготовку проектов сотрудник ведет в своем рабочем кабинете в EOS for SharePoint. Часто проект договора и любого другого документа создается во исполнение поручения. Открыв нужную карточку и ознакомившись с содержанием, специалист запускает конструктор проекта документа для последующего согласования. Выбрав группу документов, пользователь заносит информацию в соответствующие поля (часть их – например, номер, дата – заполняются автоматически, а некоторые переносятся из карточки, по которой было дано поручение).В системе настроена работа с шаблонами. Они заранее загружаются в EOS for SharePoint. При работе с шаблоном автоматически подставляется вся необходимая информация – при этом используются справочники системы. 

Пользователи при согласовании работают (изменяют, редактируют) только с актуальной версией документа, предыдущие версии доступны для ознакомления, но не для редактирования.Маршрут согласования может формироваться автоматически (на основании введенной информации) либо может создаваться заранее согласно существующего бизнес-процесса. В системе можно настраивать любые маршруты движения документов. Моделирование таких бизнес-процессов может осуществляться самими сотрудниками, без привлечения технических специалистов.После закрытия (сохранения) карточки документ отправляется по маршруту. Инициатор в любой момент может ознакомиться с ходом процесса во вкладке «Мои проекты». В блоке «Движение проекта» можно увидеть, у кого из сотрудников сейчас находится документ и статус исполнения.При согласовании у пользователя всегда есть возможность ознакомиться с дополнительной информацией. Если позволяют настройки системы и права доступа, участники процесса могут самостоятельно вносить изменения в согласуемый документ. Предусмотрена одновременная корректировка файла несколькими участниками. После внесения изменений они сохраняются в файле и в системе. 

Участники согласования всегда могут оставить замечания и комментарии, прикрепить к ним дополнительные файлы.Инициатор, ознакомившись с замечаниями и комментариями, вносит необходимые изменения, после чего процесс согласования запускается повторно. Если необходимо, в ходе согласования каждый задействованный может изменять его маршрут, привлекая дополнительных участников.Согласованный проект направляется на утверждение руководству. Вся история изменений с указанием времени исполнения и внесенных замечаний доступна для ознакомления и хранится в базе. После утверждения документ поступает на регистрацию. Вся история работы с ним, а также связанные материалы остаются доступными для просмотра. К зарегистрированной карточке можно позже (после проставления подписей и печатей на бумаге) прикрепить сканы подписанного оригинала и дополнительных (например, бухгалтерских) материалов.Согласование документов в системе EOS for SharePoint . 

Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал!