ЭОС: Архив документов EOS for SharePoint HD

В системе EOS for SharePoint пользователь может найти все необходимые документы. Система обеспечивает централизованное хранение документов любого вида в течении необходимого срока. Поддерживает единый формат архивных документов, как бумажных, так и электронных, поступающих из любых систем источников. EOS for SharePoint экономит время на поиск информации, исключает риски потери и утраты документов. При регистрации входящих бумажных документов на документы могут быть нанесены штрих-коды, содержащие необходимую информацию о документе. При сканировании файлы документов автоматически добавляются в необходимые регистрационные карточки. 

Система сканирования и распознавания позволяет распознать до 98% текста документов, включая таблицы и документы на различных языках. Используя средства оперативного поиска, найти нужный документ можно за считанные секунды. Для поиска необходимых документов в системе пользователь переходит к поисковой форме. Заполнив необходимые данные, система автоматически подберет все документы, соответствующие критериям поиска. Для более точного подбора документов пользователь может воспользоваться фильтрами, выбрав необходимые данные. Для дальнейшей работы с документами сформированный список может быть выгружен в таблицу Excel. 

Пользователь может самостоятельно сформировать необходимый поисковый запрос и сохранить его для дальнейшего использования. EOS for SharePoint позволяет искать документы по реквизитам и тексту файлов сохраненных документов. В системе настраиваются фильтры, отображающие необходимую информацию по документам в разрезе групп и статусов. В любое время можно посмотреть всю информацию по интересующим документам. Для того, чтобы списать документы в архив, отмечаем в списке необходимое и нажимаем кнопку «Списать в дело». В случае, если документы находятся в оперативной работе, система автоматически заблокирует возможность списания документов. 

При списании документ распределяется по делам на основании существующей номенклатуры дел компании. После того как документ добавлен в архив, его статус в системе будет изменен на «списан в дело». Доступ к документам — «списанным делам» — определяется настройками системы. Документы одной и той же группы могут быть не доступны пользователям, если у них нет прав для работы с данными документами. С помощью системы EOS for SharePoint можно контролировать сроки хранения и передавать документы на экспертизу ценности. Для принятия решения об их уничтожении или продлении срока хранения пользователи получают на электронную почту уведомление с указанием списка документов, требующих рассмотрения. 

По ссылке из письма ответственные сотрудники могут перейти непосредственно в систему для ознакомления и принятия решения по документам. После рассмотрения, сроки хранения могут быть продлены, либо документы могут быть внесены в состав акта об уничтожении. EOS for SharePoint обеспечивает работу с бумажными и электронными документами на всех этапах обработки и хранения.

Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал!