ЭОС: Применение ЭП при подписании и визировании проектов документов HD

В системе «ДЕЛО» существует возможность использования электронной подписи на разных этапах работы с документами. Использование электронной подписи предоставляет возможности установления авторства электронного документа, шифрования данных, проверки целостности подписанного документа, утверждения действий в системе электронного документооборота. 

Рассмотрим вариант использования электронной подписи при визировании и подписании проекта документа. Для регистрации проекта документа выбираем пункт «Регистрировать проект документа». Выбираем необходимую группу документов, открывается регистрационная карточка проекта документа, при этом к карточке данной группы уже прикреплен шаблон необходимого документа, заполнены необходимые реквизиты, а также преднастроен определенный маршрут согласования. Регистрируем проект документа, при этом запускается процесс согласования, и регистрационной карточке присваивается статус «На визирование».Переходим в личный кабинет первого согласующего. В папке «На визирование» находим нашу регистрационную карточку и открываем ее. После ознакомления с информацией о регистрационной карточке переходим к процессу визирования. В открывшемся окне выбираем тип «Визы», при необходимости вносим замечания и отмечаем пункт «Подписать файлы электронной подписью» и нажимаем «Записать». 

Открывается окно выбора сертификата. Выбираем необходимый сертификат. Если вы хотите включить выбранный сертификат в свой профиль сертификатов, то установите в окне флажок «Запомнить выбранный сертификат» в профиле. В дальнейшем система будет использовать настроенный профиль сертификатов по умолчанию. Виза поставлена, переходим в личный кабинет первого подписанта. В папке «На подпись» выбираем нужную регистрационную карточку и заходим в нее. В процессе направления документа на подпись файл автоматически сконвертировался в формат .pdf. Переходим к подписанию. Выбираете тип подписи, утверждающий или не утверждающий. При необходимости вносим примечания, выделяем пункт «Подписать файлы электронной подписью» и нажимаем «Записать». Появится окно выбора сертификата. Выбираем необходимый сертификат. Первая утверждающая подпись поставлена на документе. Переходим в личный кабинет второго подписанта. В папке «На подпись» выбираем необходимую регистрационную карточку и открываем ее. Видим, что файл документа подписанэлектронной подписью. Об этом свидетельствует соответствующая пиктограмма. Переходим к подписанию документа. Заполняем необходимые параметры и выбираем пункт «Подписать файлы электронной подписью». Открывается окно выбор сертификата, выбираем необходимый сертификат. При необходимости вводим пин-код контейнера.Документ подписан и зарегистрирован в системе. Ему присвоились регистрационный номер и дата регистрации, а также сформировались штампы электронной подписи подписантов.

При необходимости можно проверить целостность документа и действительность сертификатов. Для этого необходимо выбрать пункт «Показать электронную подпись». Выбираем необходимые файлы и нажимаем «Проверить». Информация о целостности документа и действительности сертификатов отразится в области результата проверки. Обращаем ваше внимание, что использовать электронную подпись может только пользователь, наделенный соответствующими полномочиями. В хранилище сертификатов должен храниться и быть сопоставлен данному пользователю сертификат его открытого ключа. 

Сертификат пользователя не должен быть отозван или заблокирован системным технологом. Должно быть установлено программное обеспечение опции «Электронная подпись и шифрование». Для организации юридически значимого документооборота пользователи системы «ДЕЛО» могут воспользоваться опцией, которая так и называется «Юридически значимый документооборот».