Торговая сеть «Радеж» оценила преимущества работы в системе электронного документооборота Docsvision
Это позволило упростить и в разы ускорить обработку и согласование внутренней документации, а с помощью специально разработанного приложения-чата повысилась производительность сотрудников в работе с заданиями и совместными документами в СЭД.
География сети выходит за пределы Волгограда и области, охватывая соседние регионы. Стратегия активного развития сети, интенсивный обмен документами между магазинами и контрагентами привели к необходимости повысить эффективность этого процесса – и в 2017 году был дан старт проекту перехода компании на электронный документооборот. При выборе системы учитывались такие факторы, как гибкость модификации, удобный интерфейс, успешный опыт внедрения СЭД в других компаниях Волгограда, итоговый бюджет проекта и прогнозируемые затраты на дальнейшую поддержку системы.
После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер», сертифицированный партнёр по внедрению Docsvision в ЮФО. Со стороны компании «Радеж» проект курировали начальник отдела корпоративной политики и администратор СЭД. Проект развивался поэтапно: после тщательной разработки и согласования детального технического задания осенью 2017 года началось внедрение Docsvision 5.4. Ввод системы в эксплуатацию проходил в 5 этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации. Полностью настроена система была за 4 месяца, обеспечен доступ для более чем 200 сотрудников головного офиса компании.
В электронный вид переведена обработка входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, служебных записок, договоров. Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования. Одной из наиболее трудозатратных задач проекта было чёткое разделение документов на категории (более 150 категорий) и установка соответствия согласующих лиц, рассматривающих, исполнителей, контролёров, авторов, с последующей технической реализацией всего этого в СЭД. Сейчас в зависимости от выбранной категории документа автоматически заполняются участники согласования, исполнители и рассматривающие лица и привязывается шаблон документа. Сроки от создания до полного завершения согласования документов сократились, повысилась прозрачность исполнения. За несколько месяцев было создано более 12 000 документов, 30 000 заданий, проведено 6 000 согласований. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.
В итоге: сократились потери документов, стал более прозрачным контроль их движения, контроль соответствия стандартам, появилась единая база, сохраняется история согласования. Кроме того, одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу.
Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счёт ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников.
Отдельное внимание было уделено работе с заданиями, которые ставятся в СЭД. Благодаря специально настроенному процессу почтовой рассылки, сотрудники более 100 магазинов и производств, даже если у них не установлена Docsvision на рабочем месте, получают задания из СЭД в почту. А учитывая необходимость совместного обсуждения проектов документов, специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД.
В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция её с учетными системами и программами, которые функционируют разрозненно на данный момент (1С, Мicrosoft Axapta).
Юнда Анастасия, начальник отдела корпоративной политики ООО «Радеж», руководитель проекта по внедрению электронного документооборота:
«Преимущества очевидны: ранее все документы печатались или копировались на бумаге и передавались на согласование, подписание и хранение в печатном виде. В такой большой компании, как наша, — это сотни документов в день, а ведь каждый внутренний документ, как правило, проходит несколько циклов согласования, и каждая версия документа печаталась. Велось большое количество бумажных реестров для передачи документов из подразделения в подразделение. Требовался ежедневный контроль движения документов – и все равно были потери и задержки. Для нас очевидна экономия рабочего времени сотрудников на создание, передачу, сверку, поиск документов. Кроме того, можно представить, сколько экономится бумаги. Наши сотрудники довольно быстро освоили систему и эффективно в ней работают. Нравится, что система гибкая – если мы оптимизируем бизнес-процессы, в СЭД можно быстро внести нужные изменения. Хочу отметить, что наш совместный проект с сотрудниками «Эркер» очень конструктивный – мы всегда получаем подробные и понятные разъяснения, по нашим запросам предлагаются решения, и часто их несколько, — и мы выбираем то, что нам больше подходит».
Кристина Беглянина, руководитель проектов ООО «ЭРКЕР»:
«Проект в компании «Радеж» получился технологически сложным, т.к. в нем реализованы специфичные процессы согласования документов и ряд интересных решений, разработанных индивидуально для заказчика. СЭД позволила сократить время на ряд рутинных операций сотрудников с документами, ускорила документооборот и внутреннее взаимодействие. Особенно хочу отметить вклад в успешное завершение проекта руководителя отдела корпоративной политики и топ-менеджеров компании, которые принимали активное участие в разработке технического задания и на стадии опытно-промышленной эксплуатации системы. К слову, ввод СЭД в эксплуатацию проходил фактически по методологии Agile — короткими итерациями с последующей адаптацией системы».