Проектное управление и автоматизация документооборота в EOS for SharePoint HD

Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш каналЧасто на наших презентациях многие клиенты интересуются возможностью автоматизации процессов в рамках управления проектами компании. И сегодня я бы хотел более подробно рассказать, как используя стандартные возможности системы вы можете автоматизировать свою проектную деятельность. Данный вопрос актуален как для коммерческих, так и государственных компаний. 

Первоначально при проектном подходе в управлении необходимо определить основные критерии бедующих проектов, определить ресурсы, которые мы будем на них тратить, причем ресурсы не только материальные, но и людские. Всегда необходимо понимать какое количество персонала будет задействовано на том или ином этапе проекта, какое количество времени займет выполнение каждого этапа, определить ключевые показатели по каждому из этапов и на основании данной информации составить план реализации проекта, постараться учесть все прогнозируемые риски и уже на этапе планирования наметить шаги решения при возникновении той или иной угрозы.Как правило при работе крупных компании данным вопросом занимается соответствующее подразделение, проектный офис, который осуществляет взаимодействие всех участников проекта. 

В рамках этого взаимодействия приходится фиксировать и обмениваться множеством документов и информацией. Планировать мероприятия, контролировать исполнение, готовить отчеты и аналитические записки и хорошо если для всей этой работы уже имеется какой-либо общий ресурс, а если такого ресурса нет, и все взаимодействие идет в бумажном виде? В таком случае никто не даст 100% гарантии что часть документов и информации будет утеряна, множество времени, которого так не хватает при ведении проекта будет тратиться на восстановление и поиск необходимой информации.Помимо текущей работы необходимо постоянно контролировать изменения, происходящие по проекту. Оперативно реагировать на возникающие проблемы, перенаправлять ресурсы, фиксировать поступающую информацию, выполнять множество действий, которые от нас требуются. 

Применяя стандартные возможности системы EOS for SP вы сможете автоматизировать большинство бизнес процессов связанных с ведением проекта и взаимодействием сотрудников в рамках данного проекта. Причем все этапы взаимодействия можно строго регламентировать по времени и участникам процесса. Создать организованное хранилище файлов и документов по проекту, что в дальнейшем позволит вам формировать единую базу знаний. Которая будет содержать всю необходимую информацию не только по основным документам таким как договора, первичные бухгалтерские документы, но и всю сопроводительную информацию, например, переписку с контрагентами, информацию о взаимодействии сотрудников, какие документы были подготовлены, куда в какой отдел направлены, какой сотрудник с данными документами работал/согласовывал, куда данные документы были направлены далее. Какие отчеты по данной информации были сформированы и как тот или иной процесс повлиял на выполнение всего проекта в целом. 

Комплексное решение «Проектное управление на базе EOS for SP» это не коробочное решение, а индивидуально настроенный продукт под конкретного заказчика. Мы не можем однотипно автоматизировать всех наших клиентов, поскольку в разных компаниях существуют разные регламенты взаимодействия, у всех свои индивидуальные бизнес процессы, которые оттачивались годами и к ним уже успели все привыкнуть, но тем не, менее не взирая на все нюансы в работе разных компаний и организации основные потребности при автоматизации у всех почти одинаковые. Первоначально все компании хотят автоматизировать взаимодействие сотрудников в рамках компании, автоматизировать документооборот, контролировать этапы работ в рамках проекта, контролировать финансовые потоки, осуществлять взаимодействие с контрагентами, причем взаимодействие должно осуществляться в рамках единой системы. 

Ну и самый популярный вопрос, который мне задают на презентациях – это наличие аналитических и KPI отчетов в системе. Большинство этих вопросов можно реализовать стандартными возможностями коробочного решения, оставшуюся часть с помощью дополнительной настройки системы.Архитектура решения выглядит следующим образом, первоначально в работе системы задействованы стандартные возможности Майкрософт, шарепоинт, офис, проджект. На базе этих решений запускаются соответствующие системы взаимодействия и контроля работ в рамках текущих проектов. Дале через единый портал проектного взаимодействия информация предоставляется на заинтересованных сотрудников.Вся необходимая информация может быть добавлена на рабочее место пользователя в рамках его обязанностей или в зависимости от выполняемой роли по проекту. 

Для каждой группы пользователей настраиваются индивидуальные страницы с ключевой для них информацией, Аналитика, Документы, Календари, База знаний и т.д.Автор Матвеев Дмитрий