Если чиновник счастлив, то работу свою он выполняет намного лучше

В Рязанской области давно и весьма активно идет цифровизация госуправления, ядром которой является межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области (МСЭДД) на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. О том, чего за прошедшие годы удалось добиться и каковы планы на будущее, рассказывает Антон Чернецов, начальник управления по развитию и сопровождению информационных систем «Центра информационных технологий Рязанской области».

— Расскажите, пожалуйста, о том, на каких принципах строится МСЭДД региона?

— Мы хотим сделать её максимально доступной для каждого нашего государственного учреждения в регионе, чтобы помочь автоматизировать и оптимизировать взаимодействие указанных учреждений друг с другом. Такая задача была поставлена Правительством Рязанской области. В настоящий момент помимо правительства, органов власти и органов муниципального самоуправления подключены к МСЭДД все подведомственные учреждения органов власти Рязанской области. В этом году начали подключать уже и муниципальные учреждения. Таким образом, в настоящий момент подключены около 600 организаций или порядка 7000 пользователей.

— Процесс наращивания количества рабочих мест в МСЭДД шел равномерно?

— Когда я в 2016 году пришел работать в ЦИТ, в системе работали только правительство региона и органы исполнительной власти областного уровня. Т.е. речь тогда шла примерно о 250 пользователях. Можно сказать, что до 2018 года система использовалась достаточно лоскутно, функционал работал лишь процентов на 20 от того, что на тот момент система позволяла: фактически просто пересылались карточки документов, отсканированные образы. Далее они распечатывались из системы, к ним добавлялись бумажные резолюции, и документ становился опять бумажной копией, после чего попадал на стол исполнителя. В 2018 году Правительством Рязанской области было принято решение активно развивать МСЭДД, после чего ситуация изменилась. Именно с этого момента процесс внедрения МСЭДД в регионе ускорился. За 2018-2019 годы в МСЭДД были добавлены все работники исполнительных органов Рязанской области – это около 1,5 тысяч пользователей. И далее в среднем примерно по 1000 пользователей добавлялось ежегодно.

— Но ведь рост был не только количественным, но и качественным?

— Безусловно. От пересылки образов мы давно ушли – сейчас у нас полнофункциональный электронный документооборот с завершённым жизненным циклом документа: рождение, согласование в электронном виде, подписание документа электронной цифровой подписью, визуализация штампов регистрационных данных и подписи, отправка документа адресату, принятие к исполнению и т.д.

Причем, чтобы отработать весь цикл, мы сперва выбрали одну группу документов – доклады органов власти об исполнении поручений губернатора и правительства. Как только исполнительные органы привыкли к работе с электронной подписью, как только уверенно стали пользоваться самой системой электронного документооборота, мы начали расширять номенклатуру использования системы для других групп электронных документов. Так что мы достаточно быстро перевели в электронный вид весь документооборот между органами власти. А затем некоторые участники МСЭДД проявили инициативу и попросили нас помочь им настроить внутренний документооборот. После чего в электронном виде начали существовать служебные записки, приказы, иные внутренние документы участников МСЭДД. Кроме того, мы приобретали новые модули – например, модуль «Мониторинг и управление сертификатами ЭП», модуль «Замещение должностей», «Модуль взаимодействия с РРО ССТУ» и иные модули и опции. Цифры говорят о многом: за 2022 год через МСЭДД региона прошло более 400 тыс. документов, что является почти половиной от общего количества документов, прошедших через МСЭДД с 2017 по 2022 гг. (871 тысяча).

Для удобства работы с обращениями граждан, поступающими через интернет-приемные исполнительных органов и органов местного самоуправления Рязанской области, в 2022-2023 гг. были проведены работы по интеграции интернет-приёмных с МСЭДД. Поясню. Из интернет-приёмной обращения раньше отправлялись на электронную почту ведомства. Сотрудники это обращение вносили вручную в МСЭДД и уже дальше исполняли. Мы решили лишнюю работу по ручному добавлению обращений исключить и даже качественно расширить саму систему регистрации. Теперь любое обращение гражданина «падает» напрямую в МСЭДД, причём таким образом, что система проверяет, выходной это день или рабочий, и учитывает это при определении срока исполнения обращения. Механизм оказался полезным и эффективным. Помимо этого, система автоматически отслеживает путь, по которому обращение идет между ведомствами и опять же автоматически уведомляет заявителя о том, куда пошло обращение дальше. Раньше это делалось вручную, а значит, не слишком оперативно, да и времени у сотрудников ведомств, работающих с обращениями граждан, на это уходило достаточно много.

— За последнее время количество модулей увеличилось?

-В прошлом году в МСЭДД мы добавили «Модуль интеграции с Платформой обратной связи», благодаря чему была обеспечена автоматическая выгрузка в витрину ПОС из МСЭДД статистических и аналитических агрегированных данных об обработке обращений в МСЭДД. В настоящий момент прорабатывается вопрос о расширении возможностей указанного модуля для обеспечения выгрузки уже качественных характеристик поступивших в МСЭДД обращений.

— Один из фокусов в развитии цифровой составляющей госуправления – это СМЭВ. Что сегодня умеет СМЭВ в МСЭДД?

— СМЭВ в нашем регионе прошла огонь, воду и медные трубы – например, переехала с СЭД другого вендора на СЭД «ДЕЛО». Расскажу, почему так произошло. Ранее, если пользователю нужно было написать письмо и отправить его в электронном виде, для этого ему необходимо было воспользоваться МСЭДД, а если требовалось направить межведомственный запрос или ответить по заявлению – нужно было идти в другую систему. Это было неудобно, если честно, но пока в 2021 году нам не выделили федеральную субсидию на развитие СМЭВ в регионах, мы так и работали. Субсидия же позволила нам привести все к единому знаменателю – разработчики СЭД «ДЕЛО» провели демонстрацию возможностей СМЭВ на СЭД «ДЕЛО», показали, как все работает в одном интерфейсе. Пользователь фактически в режиме одного окна может решать все необходимые ему задачи – в том числе, связанные со СМЭВ. Мы увидели, что это удобно, и начали внедрение – в том же 2021 году запустили, а в 2022 году все межведомственные запросы и услуги предыдущей платформы перевели на новую. Таким образом, мы обеспечили возможность отправки электронных писем, межведомственных запросов (о рождении, о смерти, о паспортах, множество запросов в Росреестр и многое другое, всего 54 вида сведений), а также обеспечили обработку заявлений по 44 государственным муниципальным услугам, и всё в рамках одного окна в МСЭДД.

— Как это изменило процессы?

— Раньше по некоторым заявлениям, пришедшим с портала Госуслуг, ведомству, оказывающему услугу, нужно было запрашивать дополнительную информацию для оказания услуги у иного ведомства посредством направления бумажного запроса. Например, если стоял вопрос начисления льгот, то надо было писать в Центр занятости Минтруда и другие ведомства, ждать получения ответа – все это требовало времени. Сейчас вопрос решается простым движением мышки и занимает минуты. При этом ответы из большинства ведомств приходят в течение суток или быстрее. Т.е. там, где раньше нужно было ждать несколько дней, сейчас вопрос решается в 2-3 раза быстрее. У чиновников же освободилось время на другие задачи.

— Процесс развития СМЭВ завершен?

— Нет. В этом году мы продолжаем расширять список данных, которыми можем обмениваться по СМЭВ. Был разработан новый адаптер для получения еще одного типа сведений – «Предоставление сведений о распределении ЕНП» из Федеральной налоговой службы. Параллельно сейчас ведём работу по предоставлению сведений из наших систем, т.е. делаем все, чтобы выступать уже в качестве поставщиков сведений. Кстати, в этом году ЦИТ стал многое делать своими силами с помощью Визуального конструктора услуг: мы теперь сами разрабатываем интерактивные формы услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ). На самом деле до конца года у нас огромное количество работ запланировано.

— Вы заметили, что процессы чиновников несколько изменились. А как все это отразилось на сотрудниках ЦИТ?

— Нагрузка по поддержке выросла, да. Но у нас есть отработанные механизмы: прежде чем перевести сотрудников на новую версию системы или внедрить новый функционал, мы создаем инструкции, проводим подготовку пользователей. В этом году на базе нашего управления был создан сектор первой линии технической поддержки, который обрабатывает обращения по самым популярным вопросам. За счет этого мы смогли провести оптимизацию и реструктуризацию нашего подразделения и уже видим результаты. Во-первых, инженеры теперь могут спокойно заниматься своей профильной работой, так как они не перегружены необходимостью отвечать на простые повторяющиеся вопросы. А во-вторых, пользователи получают ответы быстрее – в том числе на сложные вопросы, ранее требовавшие привлечения инженеров. И знаете, что касается СМЭВ, то, в связи с тем, что нами этот функционал досконально изучен, мы с закрытыми глазами в любое время дня и ночи можем по нему нарисовать любую инструкцию – именно нарисовать, потому что, как оказалось, рисунки более эффективны, чем текст. Так что мы перерабатываем классические инструкции в иллюстрации, в том числе с учетом знаний о том, какие задачи решают наши пользователи и где чаще всего возникают сложности.

Но и классические инструменты работают: мы проводим видеосеминары – например, в настоящий момент, для работников подключаемых к МСЭДД муниципальных учреждений. А для управленцев высшего звена мы проводим и очные вводные уроки.

— Как будут развиваться интеграции с различными государственными системами?

Сейчас в нашей стране идет внедрение сервиса ФНС Единый регистр населения (ЕРН), в котором будет храниться информация о российских гражданах, а также иностранных гражданах и лицах без гражданства, проживающих или работающих на территории Российской Федерации. Нами запланирована интеграция данного сервиса с МСЭДД. Это масштабная задача – мы в ее решение вовлечены. Как мы надеемся, это еще больше повысит комфорт при работе с МСЭДД и упростит работу пользователей МСЭДД при выполнении их служебных функций. Да и труд чиновников станет более эффективным и менее рутинным, они будут счастливее. А если чиновник счастлив, то работу свою выполняет намного лучше.

Прорабатываются и другие интеграции. Например, с «Почтой России», государственной информационной системой «Типовое облачное решение по автоматизации контрольно-надзорной деятельности» (ГИС ТОР КНД). Мы же для всего этого будем разрабатывать адаптеры к СМЭВ – это лейтмотив и на этот год, и на следующие.

— Расскажите, пожалуйста, о том, как идет подключение к МЭДО организаций региона?

— МЭДО в Рязанской области используется с 2017 года. В 2021 году мы приобрели модуль взаимодействия с МЭДО версии 2.7.1 от ЭОС. Благодаря проведенному обновлению мы смогли отправлять по МЭДО уже не копии, а юридически значимые электронные оригиналы, то есть контейнер, содержащий в себе информацию об электронной подписи должностного лица, сам документ, а также данные о его обработке. В текущем, 2023 году, мы пошли дальше и приобрели «Модуль взаимодействия с МЭДО. Расширенный», позволивший вовлечь в использование МЭДО всех заинтересованных участников МСЭДД.

— А в чем отличия новой версии?

— Вплоть до 2023 года по МЭДО у нас могло взаимодействовать только Правительство Рязанской области, то есть была одна точка входа и одна точка выхода электронного документа, иные участники МСЭДД не имели возможности прямого взаимодействия с федеральными органами и иными субъектами РФ по МЭДО. Например, министерство строительного комплекса Рязанской области не могло отправить по МЭДО в Минстрой РФ письмо за подписью министра – приходилось готовить письмо за подписью как минимум зампреда, а как максимум – губернатора области. Это создавало технологические проблемы, удлиняло маршрут движения документа, к тому же мы сотрудников аппарата правительства Рязанской области нагружали лишней работой по регистрации и отправке документов. Из-за этого ведомствам проще было подготовить письмо за физической подписью, отсканировать и направить его по электронной почте. А «Модуль взаимодействия с МЭДО. Расширенный» и нормативные нововведения ФСО и Минцифры РФ позволили настроить таким образом МСЭДД, что теперь участники МСЭДД могут взаимодействовать по МЭДО с участниками МЭДО напрямую.

— Это отразилось на количестве документов в МЭДО?

— Судите сами. За весь 2022 год, пока у нас письма отправлялись только за подписью высшего руководства Правительства Рязанской области, по каналам МЭДО ушло почти 4,7 тыс. документов. В первой половине этого года уже отправлено более 4,7 тыс. Если судить по текущей динамике, к концу года мы увидим более 10 тыс. документов, направленных по МЭДО, т.е. рост будет более чем двукратным.

— Насколько я знаю, в регионе не так давно начали тестировать мобильные решения для работы в МСЭДД. Есть ли уже результаты?

— Тема удаленной работы с документами возникала всегда, ведь выгода этого очевидна. Губернатор Рязанской области, а также руководители наших органов власти часто находятся в разъездах, а значит – далеко от компьютера, который подключен к МСЭДД. А ведь им нужен не просто компьютер – нужна электронная подпись, а также доступ в защищённую сеть, в которой находится МСЭДД. ЭОС предложил свой вариант – мобильный клиент. Это не новое решение, но мы его пока используем в пилотном режиме.

И знаете, это прекрасный инструмент: руководитель вне пределов офиса может выдать как поручение по пришедшим к нему документам, так и, например, инициативное поручение. Документы не задерживаются, а ведь мы понимаем, что у министра, к примеру, ежедневно на рассмотрении могут быть сотни документов, и, если их откладывать, они будут расти, как снежный ком.

В мобильном решении есть также возможность подписывать документы электронной подписью. У нас также реализован функционал аннотирования файлов документов, поступивших на мобильное устройство пользователя, то есть должностное лицо может записать голосом замечание или написать прямо на документе текст замечания. А тот, кому оно адресовано, сможет прослушать его или просмотреть, внести изменения и уже после этого вернуть на подпись. Таким образом мы получили юридически значимый электронный документ, не дожидаясь возвращения руководителя в офис.

— Почему же тогда все еще пилотный режим?

— Сейчас очень много внимания уделяетсявопросам информационной безопасности – мы пока изучаем вероятности. К тому же сейчас есть нюансы с использованием мобильных устройств на операционных системах западных разработчиков.

У нас, кстати, запланирован на 2023 год перевод рабочих мест пользователей и СУБД МСЭДД на отечественные решения.

— Опасаетесь?

— Будем много работать – это точно. Но в остальном коллеги – в том числе из ЭОС, а также из компании СофтЭксперт, оказывающей нам консультационную и техническую поддержку – убеждены в том, что все пройдет нормально. Параллельно нам придется решить еще одну задачу: подготовить пользователей к работе в подсистеме «ДЕЛО-WEB» («тонкий» клиент МСЭДД), потому что с СУБД Postgres «толстый» клиент «ДЕЛО» уже не будет работать. В настоящий момент мы готовим инструкции по тому, как работает в тонком клиенте тот функционал, который ранее пользователи использовали в «толстом» клиенте. И вот уже к осени мы работы по миграции на отечественную СУБД, а вместе с тем на «ДЕЛО-WEB» завершим. Уверен, что мы справимся.