Облачная касса: понятие и принцип работы

Это касается индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Такие требования отражаются в 54-ФЗ.

Чтобы не нарушать нормы законодательства и избежать серьезных штрафов, не обязательно покупать стационарное устройство. Гораздо удобнее для таких целей использовать виртуальную кассу. Однако не для каждого направления бизнеса она подойдет. Разберемся, что это, как работает и какую лучше выбрать.

Что такое облачная онлайн-касса

Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, т.е. онлайн-касса, но виртуальная. Другими словами, это сервис, при помощи которого ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию.

Основное отличие цифровой кассы — физически самого аппарата у предпринимателя нет. То есть клиентам не придется приобретать устройство, обновлять систему и ремонтировать.

Чтобы пользоваться виртуальной кассой потребуется:

• арендовать оборудование, которое находится в защищенном дата-центре;
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) предоставление услуг;
• если оплату за товар будет принимать ваш сотрудник, также нужно заранее позаботиться о специальном приложении для смартфона.
• облачная касса также, как и стационарная, полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она регистрируется в налоговой инспекции, где виртуальному устройству присваивается уникальный номер. Для этого следует предварительно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Получается, что цифровая касса заменит предпринимателю полноценную контрольно-кассовую технику (ККТ).

Принцип работы облачной кассы

Для начала работы с цифровой кассой, необходимо соблюсти все формальности: арендовать виртуальное оборудование, заключить договор с ОФД, заказать разработку приложения для приема оплаты от клиентов, зарегистрировать личный кабинет в системе. Сама схема работы облачной кассы состоит из следующих этапов:

• Клиент перечисляет деньги за товар или услугу. Платеж совершается онлайн через сайт либо принимается сотрудником. При этом у выездного курьера или мастера, который работает на дому, должно быть установлена специальная программа на мобильном устройстве. Утилиту необходимо настроить так, чтобы она синхронизировалась с онлайн-кассой. Такие приложения позволяют принимать оплату разными способами: наличными средствами, банковской картой или по QR-коду.
• Деньги покупателя поступают на расчетный счет предпринимателя. Банк направляет информацию о поступлении средств на виртуальную кассу.
• Облачная онлайн-касса без кассового аппарата автоматически формирует чек и передает его оператору фискальных данных.
• ОФД дублирует полученную информацию в ФНС, тем самым предприниматель соблюдает все требования законодательства. Также оператор направляет чек о приеме оплаты клиенту по электронной почте или СМС-сообщением.
• Данные обо всех операциях остаются в фискальном накопителе, который предусмотрен в онлайн-кассе. То есть фактически информация поступает в базу облачного хранилища.

По сути, облачная касса работает без участия предпринимателя. То есть весь процесс обработки платежей, формирования чеков и передачи отчетов в налоговую инспекцию полностью автоматизирован.

Кто может использовать облачную кассу по 54-ФЗ

Несмотря на удобство цифровой кассы, работать с ней разрешено только отдельным категориям предпринимателей. Так, использовать виртуальный аналог стационарного расчетного оборудования вправе:

• владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов;
• компании, которые занимаются клинингом и курьерской доставкой;
• организации, оказывающие услуги по грузоперевозкам и таксопарки;
• предприниматели, чей бизнес связан с разъездной торговлей;
• страховые агенты и риэлторы;
• предприниматели, чьи сотрудники оказывают услуги у себя или у клиента на дому.

Существует и другие направления бизнеса, чьим владельцам разрешено использовать виртуальную кассу. При этом главное условие — их деятельность носит разъездной характер, а оплата принимается при встрече с клиентом.

Получается, облачная касса не подойдет предпринимателям, у которых есть свой магазин, мастерская, офис продаж или пункт самовывоза — то есть физические помещения, где принимается оплата на месте. В таких случаях придется ставить стационарную онлайн-кассу для расчетов с покупателями.

В чем особенности облачных касс для услуг

Цифровые онлайн-кассы отличаются от других ККТ рядом особенностей:

• Облачные кассы не нужно покупать, они предоставляются в аренду. Если по каким-то причинам бизнес пришлось закрыть, предприниматели могут в любой момент отказаться от сервиса.
• В личном кабинете виртуальной кассы есть возможность отследить все операции. Например, формировать чеки, анализировать продажи, отслеживать поступления средств и другое.
• За исправной работой цифровой кассы отвечает обслуживающий провайдер. Также он отвечает за круглосуточное сервисное обслуживание, обновление системы, бесперебойную связь.

Облачная касса или физическая: в чем разница

• В первую очередь виртуальная касса отличается тем, что само оборудование для обработки платежей находится не на месте продаж, а в дата-центре. Сам предприниматель не отвечает за работу кассового оборудования и его техническое состояние. Физическая ККТ может не только сломаться, но и дать сбой, если возникнут неполадки в электросети или на линии у интернет-провайдера.
• Кроме того, в облачной кассе фискальный чек формируется дистанционно и направляется покупателю в электронном формате. Обычно документ об оплате высылается на e-mail или в СМС-сообщении. В отличие от цифровой, возможности стационарного устройства для приема платежей позволяют распечатать бумажный чек. Также через физическое оборудование можно отправить его и в виртуальном виде.
• Еще одно важное отличие между двумя разновидностями ККТ заключается в том, что облачную кассу может применять в работе не каждый предприниматель. Ее можно использовать только тем, кто принимает оплату по месту нахождения клиента. В свою очередь, физическое оборудование для расчетов с покупателями подойдет для любого направления бизнеса.

Преимущества облачной кассы и ее недостатки

Достоинства использования виртуального устройства для приема платежей очевидны. К основным плюсам облачной кассы относятся:

• Экономия на закупку и обслуживание оборудования Предпринимателям не придется тратить средства на приобретение физического устройства, его ремонт и обновление системы. Все расходы за поддержание облачной кассы в рабочем состоянии несет компания, которая предоставляет ее в аренду.
• Объединение нескольких ККТ в одном сервисе облачных касс Для принятия оплаты от клиентов предпринимателям не требуется обеспечивать каждого выездного сотрудника отдельным кассовым оборудованием. Чтобы оформить платеж в соответствии с законодательством, достаточно установить на гаджеты работников специальное приложение.
• Минимальная вероятность поломок и технических сбоев Если даже случаются какие-то неполадки в работе оборудования в дата-центре, специалисты технической поддержки обычно быстро их устраняют. Предпринимателям не приходится самостоятельно решать подобные проблемы и нести дополнительные расходы.
• Предсказуемые расходы За аренду и обслуживание облачной кассы предприниматели платят фиксированную сумму каждый месяц.
• Экономия времени на настройку Подключение виртуальной кассы проходит полностью дистанционно. Работать с ней можно сразу после оплаты за услуги провайдера и получения доступа к личному кабинету. Все, что останется сделать — интегрировать кассу с приложением сотрудников. Как правило, с этим помогают специалисты обслуживающего провайдера.
• Надежность Если даже в каком-либо интерфейсе связи случается сбой, на этот случай есть его дублирующий вариант. Аналогичная ситуация с сетями. Если со стороны провайдера произошла поломка, автоматически подключается резервный канал связи. Для бесперебойной работы оборудования в дата-центре предусмотрены дополнительные источники питания.

Помимо преимуществ, у цифровых касс есть и недостатки.

При этом главный из них — работа с облачной кассой подходит не всем. Предприниматели, которые торгуют или оказывают услуги в помещениях и принимают оплату от клиента на месте, не вправе использовать виртуальный ККТ.

По законодательству продавцы должны в таких случаях выдать покупателю бумажный чек, а функционал облачной кассы не позволяет его распечатать.

Есть еще один важный нюанс: иногда цифровая касса обходится дороже стационарной. Речь идет о расходах в годовом исчислении. Например, за аренду облачной кассы на месяц приходится платить от двух тысяч рублей. Если посчитать за год, выходит 24 тысячи рублей. Для сравнения: бюджетная модель стационарной кассы стоит 13 тысяч рублей. Несмотря на видимую выгоду, стоит учитывать и возможные риски: оборудование в любой момент может сломаться, а также существует риск возникновения простоев из-за отсутствия света.

Как правильно выбрать облачную кассу

Для начала изучите предложения провайдеров за аренду кассы, проанализируйте их тарифные планы и условия предоставления услуг. Обычно стоимость временного пользования сервиса и фискального накопителя — это две отдельные суммы. Также отдельно придется заплатить за установку приложения на смартфон для мобильного сотрудника.

Что касается условий, то у каждого провайдера они отличаются. В основном, компании предлагают определенные тарифы, в которые включены разные комплексы услуг. Некоторые организации сразу включают в стоимость аренды кассы подключение к ОФД и регистрацию оборудования в ФНС.

Пошаговая инструкция по подключению виртуальной кассы в LIFE PAY

Если вам нужна облачная касса, лучшее решение — обратиться LIFE PAY. Компания предлагает весь комплекс услуг для оптимизации бизнеса по самым доступным ценам. Чтобы подключить облачную кассу, следуйте алгоритму:

• Оставьте заявку на сайте. Для этого потребуется указать номер вашего мобильного телефона и нажать кнопку с соответствующей надписью. Есть еще один вариант для связи с нашими операторами — отправить запрос по e-mail. Специально для таких целей в правой нижней части экрана предусмотрена форма. В ней достаточно вписать имя, адрес электронной почты и краткую суть обращения. Как только один из операторов освободится, он вам сразу перезвонит или напишет. Сотрудник подробно проконсультирует по вашему вопросу и поможет в выборе оптимального варианта решения для вашего бизнеса.
• Подпишите договор на услуги. Срок сдачи в аренду облачной кассы обычно составляет 12 месяцев, а фискальный накопитель предоставляется на 15 или на 36 месяцев. Как только договор будет подписан сторонами, специалисты LIFE PAY берут на себя всю работу по заключению договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой службе. Также компания оказывает помощь по быстрому выпуску электронной подписи, если у вас ее еще нет. Как только формальности будут соблюдены, специалисты LIFE PAY создадут учетную запись в системе.
• Установите приложение на девайсы сотрудников. У компании есть готовые модули под разные направления бизнеса, поэтому вам не придется покупать новую программу. Специалисты подробно проконсультируют, как установить и настроить приложение.

По сути, предпринимателям нужно только заключить договор и оплатить услуги LIFE PAY. После того как будет создана учетная запись и установлены приложения на гаджеты выездных сотрудников, можно начинать работать и принимать платежи от покупателей.

Сколько будет стоить виртуальная касса

Сумма расходов зависит не только от тарифной политики провайдера. На нее также будут влиять количество транзакций. Так, одна облачная касса учет ведет и обрабатывает не более 6 тысяч чеков в сутки. У фискального накопителя также существуют ограничения. Он способен хранить около 250 тысяч записей. Если у предпринимателя большое количество сотрудников, ему потребуется арендовать несколько цифровых онлайн-касс.