ЭОС на XX юбилейном PKI-Форуме: Наталья Храмцовская рассказала о проблемах ЭДО и тенденциях в развит
Юбилейный XX«PKI-Форум Россия 2022» прошел 13 – 15 сентября 2022 года в Санкт-Петербурге. ЭОС на этой международной конференции представляла Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт — аналитик компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.
«PKI-Форум Россия 2022» проходил в особенных для нашей страны и ИТ-отрасли условиях, когда происходит рост интереса к цифровым инструментам практически во всех сферах жизни. Следствием этого является постоянно усиливающаяся роль технологий ЭП для национальной экономики.
В ходе ключевой дискуссии и тематических сессий участники форума активно обсуждали текущее состояние отрасли ЭП и стратегию развития на ближайшие годы. Наталья Храмцовская в рамках сессии «Вопросы стандартизации в области ЭП, PKI, криптографии, ЭДО» в своем докладе «Незакрытые проблемы развития ЭДО и перспективы их стандартизации» говорила о проблемах стандартизации в области делопроизводства и архивного дела, в том числе о том, какие же задачи глобального характера стандарты решают.
С точки зрения государства, стандарты потенциально позволяют государству за меньшие деньги получить более богатый набор функциональных возможностей в закупаемых решениях, обеспечить интероперабельность решений и упростить передачу электронных документов на государственное и муниципальное хранение. Для получения такой отдачи государство должно навязать соответствующие стандарты разработчикам. Подобного успешного опыта у нас нет.
С точки зрения сообщества разработчиков и отчасти пользователей, стандарты дают возможность частично демонополизировать рынок, позволяя легче переносить документы из одного решения одного поставщика в другое решение иного поставщика. Однако деловой заинтересованности у разработчиков в таких стандартах сейчас не видно.
С точки зрения пользователей, востребована очень большая группа стандартов, оказывающих помощь на трёх уровнях: стратегическом уровне – в таких стандартах рассматриваются политики и стратегии, которые принимаются на уровне высшего руководства; технологический, нейтральный уровень оперативного управления- в этих стандартах без лишних деталей говорится о том, как решить определенную задачу; детальном, пошаговом уровне описания конкретных технологий и их применения.
Поэтому начиная проект создания или адаптации стандарта, всегда нужно готовить убедительное деловое обоснование (бизнес-кейс), консультируясь со всеми потенциально заинтересованными сторонами (причём всерьёз, а не для галочки). Разработка стандартов должна быть «заточена» на решение конкретных деловых проблем. Нужно решить вопрос привлечения знающих специалистов к разработке стандартов, и найти стимулы, побуждающие их впрячься в эту неблагодарную работу. Нужно продолжать переводить хорошие международные стандарты, одновременно прилагая усилия к их широкому использованию в образовании и практической деятельности.
В ходе сессии «Электронные архивы и законодательство» Наталья Храмцовская в выступлении «Практика и основные тенденции создания и использования электронных архивов» рассмотрела особенности развития электронных архивов и проанализировала нормативную базу. Спикер отметила, что объемы и относительная доля электронных документов растут. Идет отказ от использования бумажных там, где они раньше были «неприкасаемыми» (постановления Правительства, кадровые документы и т.д.) Но абсолютные объемы производства бумажных экземпляров не снижаются (а доля подлежащих постоянному и длительному хранению даже растет). Практически везде ведется смешанный документооборот. Новые формы работы с документами (коллективная работа, совместное использование одной СЭД несколькими организациями) порой несовместимы с традиционными подходами делопроизводства и архивного дела. Докладчик также подчеркнула, что система государственного управления теперь опирается на многочисленные ГИСы, в числе задач, которых — длительное и постоянное хранение юридически значимой информации. ГИСы объединяются в сети, тем самым формируется новая государственная супер-система хранения и использования информации и документов, которым придется правоустанавливающий характер.
При этом законодательно-нормативная база изменяется медленно. Сейчас она носит во многом «лоскутный» характер, поскольку универсальное регулирование отсутствует. До настоящего времени не решена ключевая задача обеспечения сохранения правовой и юридической силы электронных документов и информации при их длительном хранении и не разработаны концептуальные высокоуровневые документы по вопросу создания электронных архивов и организации архивного хранения электронных документов. Многие ведомства решают проблему собственными силами, выпуская ведомственные нормативные акты — и используют при этом нередко совершенно разные подходы. Спикер также привела типичные примеры создания электронных архивов. Сегодня организации чаще всего практикуют смешанные варианты (создают электронно-бумажные архивы), либо, где это возможно, архивируют в электронном виде те документы, которые законодательство позволяет хранить в цифровой форме.
С материалами конференции «PKI-Форум Россия 2022» можно ознакомиться на официальном сайте мероприятия.
