Установка и настройка онлайн-кассы

Как подключить онлайн-кассу

Чтобы подключить ККМ, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Эта служба специализируется на посреднических услугах между ФНС и непосредственно предпринимателем. При работе онлайн-касса передает сведения оператору, который их шифрует и направляет в налоговую службу. Список зарегистрированных ОФД с разрешением на работу вы найдете на сайте налоговой.

Выбор оператора – серьезное мероприятие, ведь от ОФД зависит функционал личного кабинета, стабильность отправки данных в налоговую, возможность статистики продаж и мониторинга номенклатуры.

Как заключить договор:

• выбрать ОФД на сайте ФНС;
• создать личный кабинет на ресурсе оператора;
• изучить условия договора и нажать клавишу «Принять»;
• пройти регистрацию ККМ и ФН в личном кабинете или в ФНС, воспользовавшись Квалифицированной Электронной подписью;
• внести реквизиты ККТ;
• внести оплату за услуги оператора;
• настроить онлайн-кассу и получить регистрацию.

Договор по обслуживанию ОФД необходимо оформить до регистрации кассового оборудования. Оператор будет не только передавать данные, но и предупреждать, если касса неожиданно прекратит работу или скоро закончится ФН.

Оператор предоставляет круглосуточную техподдержку и делает значительные скидки на длительное обслуживание и пакетные услуги – оформление электронной подписи, кассы и ОФД.

После получения регистрации вкладку не закрываем.

Как установить онлайн-кассу для ИП и ООО?

Для установки нужно зарегистрировать кассу в налоговой службе. При наличии электронной подписи процедуру можно пройти онлайн, в противном случае придется относить заявление лично.

Регистрация и подключение ККМ.

Шаг 1, заходим на сайт налоговой:

• укажите название объекта (торговой точки);
• внесите адрес, по которому находится объект;
• напишите индекс;
• укажите заводской номер и модель кассы;
• впишите номер и название ФН;
• получите регистрационный номер устройства.

Оставьте вкладку открытой.

Шаг 2, включение ККМ, открываем «Меню обслуживания»:

• Внесите данные с сайта ОФД.
• Укажите всю информацию с сайта ФНС:

• заводской номер кассы;
• регистрационный номер (16 знаков);
• адрес ОФД;
• порт ОФД;
• ИНН.

Шаг 3, возвращаемся на сайт налоговой и вносим информацию из полученного чека.

Шаг 4, снова заходим на сайт ОФД, чтобы подтвердить подключение кассового устройства. Подключение онлайн-кассы завершено. Можно закрыть все вкладки.

Как настроить онлайн-кассу?

Сначала необходимо подключить кассу посредством разъема к компьютеру, в связке с которым будет работать система. Приготовьте инструкцию, входящую в комплект или скачайте руководство на сайте производителя. Там же скачайте усовершенствования драйвера, разработанные для вашей модели, и загрузите их на рабочий компьютер.

Теперь обновите компьютер, чтобы настроить свое программное обеспечение.

Для этого можно:

• Воспользоваться программой «Готовый комплект кассира», которая не нуждается в подключении к компьютеру. Достаточно просто внести список необходимой номенклатуры в кассу.
• Использовать специальное компьютерное приложение, при помощи которого можно добавить большое количество информации в автономную кассу.
• Подключите фискальный регистратор к компьютеру или терминалу и проведите настройку товароучетной системы. Чтобы настройка была корректной, обратитесь к производителю ПО.

Подключение ККМ завершено, можно напечатать первый чек. Если данные на чеке отразились в полном объеме и без ошибок, касса настроена правильно.

Подключение и настройка эквайринга для онлайн-кассы

Эквайринг – фактически терминал, дающий возможность производить расчет с помощью мобильных платежных систем и банковских карт. Каждый магазин, работающий в офлайн-режиме, должен иметь эквайринг, поскольку его отсутствие несет упущенную прибыль.

Считается, что более 65% наших соотечественников не менее двух раз в неделю оплачивают покупки банковской картой.

Интернет-эквайринг – платежный модуль, встроенный в структуру сайта. Благодаря ему потребитель может расплачиваться средствами с электронного кошелька, карты, мобильной платежной системы, а в некоторых случаях и криптовалютой.

Эквайринг позволяет осуществлять продажи без кассира и снимает географические ограничения, автоматизируя весь процесс.

Большинство современных ККМ поступают в продажу уже с эквайрингом. Если опция присутствует, то сумму оплаты формирует касса и автоматически выводит на терминал. При отсутствии интеграции сумму платежа вводят в ручном режиме. Эта особенность – единственное отличие.

Выбор поставщика услуг

Прежде всего, необходимо обратиться к услугам надежного банка или платежного агрегатора, которые предоставляют ИП возможность получать оплату по картам. Чем больше популярных карт обслуживает банк, тем лучше для вашего бизнеса.

Для этого:

• Выберите платежный агрегатор или банковский интернет эквайринг.
• Зарегистрируйтесь на сайте поставщика, заполните все поля формы, укажите URL-адрес.
• Отправьте заявку на обработку.
• Получите договор.
• Если условия вас устраивают, подпишите договор с агрегатором.

При обороте менее 1 млн. рублей комиссия посредника составит приблизительно 2%. Чтобы конфиденциальные данные не стали добычей кибер-преступников, можно воспользоваться SSL-сертификатом или другой системой защиты транзакций.

Интеграция устройства с интернет-эквайрингом

Для интеграции понадобится драйвер (стоимость от 2000 рублей), подходящий вашей модели ККМ. Чтобы не ошибиться с покупкой, обратитесь к изготовителю кассы и воспользуйтесь его рекомендацией. Для установки нужно подготовить кабель micro USB, который идет в комплекте с кассовым оборудованием. Кабель понадобится для каждого терминала, предназначенного для подключения. Установите драйвер и приступайте к настройке интеграции.

Алгоритм действий:

• подключите терминал к ККМ при помощи кабеля;
• зайдите в «Настройки» на кассе, выберите опцию «Оборудование», нажмите клавишу «Добавить банковский терминал»;
• выберите название вашего драйвера и «USB-устройство»;
• введите номер с дисплея терминала (ID терминала), остальные поля не заполняйте;
• НЕ СТАВЬТЕ галочку рядом с log on/off;
• нажмите клавишу «Применить», после этого нажмите «Закрыть»;
• выберите в кассе по умолчанию название установленного драйвера.

Онлайн-касса и терминал интегрированы с интернет-эквайрингом.

Какие проблемы могут возникнуть при подключении онлайн-кассы для ИП и ООО?

• Проблема: самой частой проблемой бывает неопытность кассира, из-за которой чек с некорректными данными поступает на сервер ФНС. Если налоговики обнаружат несоответствие, последует штраф.

Решение: повысить квалификацию персонала можно в профильных сервисных центрах или ЦТО.

• Проблема: обрыв кассовой ленты происходит из-за перепадов подачи электричества или в случае попадания мятого чека в печатающую систему.

Решение: профессиональный кассир устранит недочет в течение минуты и напечатает новый чек. Если дело в поломке принтера, обратитесь в обслуживающую компанию.

Какие бывают кассы и для каких видов деятельности они подходят?

Существует четыре варианта:

• Фискальный регистратор для работы нуждается в подключении к компьютеру с программным обеспечением, поскольку не имеет дисплея и клавиатуры. Состоит из принтера чеков, накопителя и вычислительно-коммуникационного модуля. Может печатать на двух видах ленты, что сказывается на размерах аппарата. Все программные операции производятся посредством компьютера, поэтому располагает значительным объемом памяти. Подходит для масштабных торговых центров с большим ассортиментом и широким перечнем номенклатуры.
• Автономная онлайн-касса – самый простой и мобильный вариант. Рассчитана на выездную торговлю, курьерскую доставку и реализацию мелкой розницы. Устройство работает по беспроводной сети, компактно, укомплектовано мощным аккумулятором, защищено от воздействия мороза и влаги. Если ваш бизнес основан на доставке, то это устройство – оптимальный выбор.
• Облачная касса подойдет только интернет-магазинам, т.к. оплата осуществляется на сайте. Для этого необходимо подключиться к платежному сервису или составить с банком договор эквайринга. Одновременно может обслуживать несколько объектов в разных местах.
• POS-система – комплекс интегрированного оборудования, работающего в единой системе. В составе могут быть весы, сканер, касса. Используется для обслуживания большого потока покупателей. Быстро обновляется, контролирует движение номенклатуры, может иметь дополнительные опции и расширения программы. Установить онлайн-кассу такой системы – отличное решение для торговых точек с большой проходимостью.

В чем отличие стационарных устройств от мобильных?

Единственная разница между двумя видами аппаратов – это локация. Мобильные аппараты питаются от аккумулятора и их можно везде брать с собой, некоторые модели можно поместить даже в карман.

Стационарная касса зависит от электрической розетки и поэтому должна быть расположена вблизи источника питания: в магазине, почтовом отделении, ресторане или офисе. Ее не перемещают и используют в супермаркетах с ассортиментом более 20000 единиц. К такому устройству подключают множество сопутствующего оборудования – монитор, пос-терминал, весы, денежный ящик, сканер, принтер и прочее. Именно поэтому настроить стационарную онлайн-кассу на порядок сложнее, чем мобильную.

Аренда или покупка?

Чтобы не платить единовременно крупную сумму, оборудование не обязательно покупать. Некоторые дистрибьюторы предлагают аренду любого устройства на очень выгодных условиях. Цена на услугу начинается от 900 рублей/месяц и зависит от индивидуальных требований ИП.

Если вы думаете, что платить за чужое имущество нерентабельно, то просто проведите примитивный расчет. Подсчитайте приблизительные затраты на кассу и сопутствующие мероприятия: программное обеспечение, ОФД, регистрацию, ежегодную замену ФН. Кроме того, даже самое качественное оборудование иногда выходит из строя и требует замены.

При аренде подобные траты полностью исключены, поскольку при поломке предусмотрена бесплатная замена оборудования, первичная регистрация и перерегистрация устройства. Фактически, предприниматель получает большое количество бонусов и гарантий и сохраняет за собой право расторгнуть договор в любой момент.

Выбор фискального накопителя

ФН пришел на смену контрольной ленте и выполняет сразу несколько важных функций. Его назначение – фиксация, сохранение и передача в налоговую сведений обо всех финансовых операциях конкретного кассового устройства. В ФН проходит формирование кода и подписи чека для отправки оператору фискальных данных. Подключение онлайн-кассы без ФН невозможно. Приобретать ФН нужно у производителей, чьи данные включены в официальный реестр налоговой.

В комплектации кассового устройства накопитель есть далеко не всегда, в случае отсутствия его нужно приобретать отдельно. Каждый ФН имеет запрограммированный период действия, а его выбор зависит от особенностей и режима работы ИП.

Основные правила покупки накопителя:

• для торговли подакцизными товарами подходят ФН на 13 и 15 месяцев действия;
• при применении специальных налоговых режимов нужно пользоваться ФН со сроком 36 месяцев;
• ИП, оказывающие услуги, должны иметь ФН на 36 месяцев;
• ИП, работающие автономно, могут пользоваться накопителем с любым сроком действия.

Помимо срока службы ФН рассчитан на определенный объем памяти, который можно контролировать посредством сервисного меню или отслеживать по номеру чека. Когда период действия истекает, онлайн-касса предупредит – сообщение приходит двумя этапами: за месяц и за три дня до окончания. После извлечения просроченного накопителя, его придется хранить в течение 5 лет, т.к. данные могут быть востребованы налоговой службой.