Выбираем смарт-терминал: какие штрафы и критерии выбора

Закон не будет вносить никаких изменений в порядок работы предприятий, использующих новые онлайн-кассы. Исключением является то, что мораторий на внеплановые проверки кассовых аппаратов будет отменен. LIFE PAY рассказывает, что ожидается от работы кассовых аппаратов в 2023 году и с какими проверками могут столкнуться предприятия в будущем.

Мораторий на проверку кассовых аппаратов был отменен с января.

Налоговые инспекторы смогут проверять предприятия в любое время по своему усмотрению или при получении сообщения о нарушении правил применения кассовых аппаратов. В случае нарушения налоговый инспектор будет налагать штраф.

Если не выдан бумажный чек — 2000 рублей.

Если кассир не передал чек в ОФД — 10 000 рублей.

При нарушении правил маркировки — 300 000 рублей.

Индивидуальные предприниматели заплатят минимум 10 000 рублей и, максимум половину суммы операции, не прошедшей через кассу.

Юридические лица будут оштрафованы минимум на 30 000 рублей и и максимум на 75% от их оборота. В случае повторного нарушения налоговая инспекция может запретить предпринимателю вести деятельность в течение 90 дней.

Однако есть категория предпринимателей, которые освобождаются от ведения кассы в 2023 году.

«Самозанятые» (не совсем предприниматели) не обязаны иметь онлайн-реестр. Они формируют квитанции в мобильном приложении и отправляют их в электронном виде своим клиентам (включая предприятия). Кроме того, предприятиям, работающим в труднодоступных местах, кассовый аппарат не требуется.

В статье 254-ФЗ перечислены виды деятельности, которые могут работать без кассового аппарата.

На что обратить внимание при выборе кассового аппарата в 2023 году

Правила выбора кассового аппарата в 2023 году остаются такими же, как и ранее. Кассовый аппарат по-прежнему следует выбирать исходя из потребностей бизнеса, а чтобы избежать переплат, необходимо внимательно изучить банковские процентные ставки и в целом помнить об относительной стоимости обслуживания электронного кассового аппарата.

Где расположена торговая точка? Если вы занимаетесь розничной торговлей, ресторанным бизнесом или оказанием услуг в автономном режиме, стоит приобрести стационарный или мобильный кассовый аппарат. Если же вы продаете онлайн или работаете с доставкой, сам кассовый аппарат располагается в центре обработки данных, а клиенты могут получать электронные квитанции по электронной почте или телефону.

Нужно автоматизировать бизнес-процессы? Современные новые кассовые аппараты могут быть интегрированы с общими системами анализа и учета (складские и управленческие системы) — за это отвечает кассовая программа LIFE POS. Информация из системы поступает в кассовый аппарат или на смартфон (если у кассира или курьера установлено приложение LIFE POS) и меняется каждый раз, когда происходит продажа, например, на складе обновляется количество оставшихся товаров. Вы также можете наблюдать всю отчетность по вашему бизнесу в личном кабинете LIFE PAY.

При наличии курьерской службы чтобы расплачиваться с покупателями вне оффлайн-магазина, необходимо приобрести кассовый аппарат на батарейках. Такие кассовые аппараты известны как мобильные кассовые аппараты или автономные кассовые аппараты. Они также печатают бумажные квитанции и выдают электронные квитанции; одной зарядки хватает как минимум на один рабочий день. А для экономии бюджета мы также рекомендуем установить приложение LIFE POS — в тарифе “Lite” оно будет совершенно бесплатно.

В 2023 году в дополнение к кассовым аппаратам необходимо будет приобрести финансовые накопители. Это небольшое устройство, которое устанавливается в кассовый аппарат и отвечает за безопасную и своевременную доставку кассовых чеков в специальную организацию, которая является хранителем финансовых данных. Цена фискального накопителя начинается от 9 600 рублей, а его регистрация может стоить дополнительно 3 000 рублей. Записи в регистре могут нуждаться в замене каждые 15 или 36 месяцев.

А что выбрать для торговли в магазине или торговой точке?

Потенциал смарт-терминала

Основная функция смарт-терминалов — производство и печать чеков. Детали зависят от модели кассового аппарата и кассовой программы. Например, кассовый софт LIFE POS можно добавлять товар в чек, применять скидки, вести полную аналитику бизнеса и многое другое. Скорость печати чека, наличие автоматических вычетов и другие параметры зависят от технических характеристик кассового аппарата.

Служба инвентаризации управляет запасами, обрабатывает цены и анализирует продажи. Она также предоставляет отчеты в одном окне. Например, если кассир работает с 1 С, можно настроить автоматическую передачу данных в 1 С: Управление торговлей и 1 С: Бухгалтерия.

Преимущества и недостатки интеллектуальных кассовых аппаратов

Преимущество интеллектуальных кассовых аппаратов заключается в том, что сенсорный экран напоминает привычный смартфон или планшет, что облегчает работу кассиров и позволяет им с большей легкостью создавать чеки.

У каждой модели есть свои преимущества. MSPOS-T, например, предлагает три режима подключения к интернету и четыре USB-разъема для подключения дополнительного оборудования. Посмотрите видео, чтобы увидеть подробный обзор этого кассового аппарата.

Портативный кассовый аппарат MSPOS-E может работать до 12 часов без подзарядки и не требует приобретения приобретаемого устройства.

Недостатки также зависят от конкретного производителя. Например, дисплей MSPOS-T F приклеен к корпусу кассового аппарата, и если он сломается, то корпус придется заменить вместе с дисплеем.

Если сравнивать стоимость смарт-терминалов и кассовых аппаратов/компьютеров, то смарт-терминалы стоят дороже, но предлагают больше возможностей.

Как выбрать умный кассовый аппарат

При выборе интеллектуального кассового аппарата смотрите не только на цену. Примите во внимание характеристики вашей отрасли и торговой точки. Вот некоторые критерии, которые следует иметь в виду

— Мобильность. Узнайте, работает ли кассовый аппарат от батареек. Это особенно важно для доставки и продажи на улице, где нет электрических розеток.

— Габариты. Если вы продаете пищу на прилавке или ювелирные изделия на розничном островке, избегайте громоздких моделей. Чтобы сэкономить место, обратите внимание на компактные кассовые аппараты. Размер экрана будет меньше, но у вас будет больше места на прилавке.

— Проверьте скорость печати. Под высокой скоростью понимается печать чеков со скоростью 200 мм в секунду, в то время как смарт-терминалы обычно печатают в среднем 50-150 мм в секунду. Это означает, что данный тип кассового аппарата подходит для розничных магазинов с низкой или средней проходимостью. Еще один параметр — автоматическая отрезка. Это избавляет кассира от необходимости ровно отрезать ленту. Кассовые аппараты, печатающие широкие чеки, подходят для товаров и услуг с крупными названиями. Таким образом, любое название может поместиться на одной строке.

— Подключение к Интернету. Возможны три варианта: кабель Ethernet, Wi-Fi или SIM-карта. Вариант подключения выбирается в зависимости от характеристик интернета в торговой точке.

— Со встроенными приемниками и сканерами или без них. Оплата картой не теряет клиентов, которые привыкли платить картой, а эквайринг экономит место, занимаемое эквайринговым терминалом. Встроенный сканер может быть полезен для магазинов, которые не работают с маркированными товарами и имеют мало возможностей. Однако если вы работаете с товарами с этикетками, вам, возможно, захочется приобрести отдельный сканер.