Замена фискального накопителя

Замена фискального накопителя – регулярный процесс, с которым сталкивается любой предприниматель каждые 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока необходимо приобрести новый модуль для замены. Этот процесс имеет ряд нюансов и правил, несоблюдение которых ведет к штрафным санкциям или другим неприятным для бизнеса последствиям. Чтобы этого избежать, замена ФН в онлайн-кассе должна проходить по определенному алгоритму. Рассмотрим основные причины замены ФН, а также последовательность этой процедуры.

Условия, при которых необходимо произвести замену ФН

Фискальный накопитель – важнейший модуль любой онлайн-кассы. Он выполняет роль запоминающего устройства, которое шифрует, хранит и отправляет фискальному оператору данные обо всех транзакциях. Использование ФН с 2017 года, согласно 54-ФЗ, является обязательным и контролируется налоговой службой (ФНС).

Существует ряд причин, которые обязывают владельца сменить ФН:

• Окончание срока действия накопителя. Штатная и наиболее распространенная причина замены. У каждого ФН имеется свой срок действия (13, 15 или 36 месяцев), который нельзя изменить. Указывается он в паспорте накопителя, а также на самом устройстве.
• Неправильная регистрация ККТ. Часто встречается при самостоятельной регистрации контрольно-кассовой техники. Даже малейшая ошибка ведет к некорректной работе всей системы, поэтому ФН в таком случае придется заменить на новый. Уделяйте регистрации особое внимание, либо воспользуйтесь услугами квалифицированных специалистов.
• Заполнение памяти ФН. Еще одна штатная причина, которая возникает даже при правильном обращении с накопителем. Любой ФН, вне зависимости от срока его действия, обладает ограниченным объемом памяти – 256 Мб. Этого хватит для регистрации примерно на 240 – 250 тыс. чеков. Объем часто переполняется в предприятиях с большим количеством транзакций.
• Неисправность модуля. Неполадки в устройстве могут возникнуть на стадии производства, либо в ходе его эксплуатации. Поломка может быть как в физической, так и в программной части модуля.
• Регистрация нового юрлица. Если вы планируете зарегистрировать новую компанию и использовать в ней уже имеющуюся кассовую технику, то придется приобрести новый фискальный накопитель.

Почему важно вовремя заменить ФН

По закону, предприниматель или предприятие не вправе применять в работе контрольно-кассовую машину (ККМ) без ФН. Несвоевременная его замена ведёт к приостановке работы техники до момента регистрации и установки нового модуля. В противном случае статья 14.5 КоАП РФ предусматривает:

• 2 п. ст. 14.5 КоАП РФ (при неприменении ККТ): от 10 тысяч рублей (от ¼ до ½ суммы расчёта) для должностных лиц; от 30 тысяч рублей (от ¾ до полной суммы расчёта) для организаций.
• 3 п. ст. 14.5 КоАП РФ (при повторном нарушении 2 ст., а также сумме расчетов свыше 1 миллиона рублей): обнуление квалификации на срок от 1 года до 2 лет для должностных лиц; приостановление деятельности на срок до 3 месяцев для ИП и юрлиц.
• 4 п. ст. 14.5 КоАП РФ (применение ККТ, которая не соответствуют требованиям): штраф до 3 тысяч рублей для должностных лиц; до 4 тысяч рублей для организаций.
• 6 п. ст. 14.5 КоАП РФ (непредоставление покупателю чека в электронной или физической форме): до 2 тысяч рублей для должностных лиц; до 10 тысяч рублей для юридических лиц.

Заплатить штрафы за нарушение представленных выше положений выйдет гораздо дороже, чем заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, поэтому стоит заблаговременно позаботиться об этом.

Алгоритм действий при смене фискального накопителя

Замена ФН – лишь пункт из списка услуг центра технического обслуживания, либо гарантийного соглашения с продавцом вашей ККТ (вскрытие в некоторых случаях могут производить только специалисты самой компании). Если же вы решили самостоятельно поменять фискальник от подготовки до регистрации, то следующий алгоритм действий вам должен помочь.

До замены ФН

Перед заменой исправного фискального модуля необходимо еще раз убедиться в необходимости этой операции. Для этого проверьте:

• Оставшееся время работы. Современная ККМ должна самостоятельно прислать уведомления о том, что память ФН на исходе (либо в личном кабинете ОФД придет оповещение о скором окончании срока). Если таких уведомлений вы не получили, то точную информацию можете найти в личном кабинете вашего оператора фискальных данных (ОФД), паспорте устройства, либо на официальном сайте налогоплательщика.
• Регистрацию ККТ в ФНС. Если касса не использовалась на протяжении длительного времени, а срок действия ФН уже подошел к концу, то ККТ автоматически будет снята с регистрации в налоговой. Проверьте регистрацию в личном кабинете налоговой, либо по телефону единого контакт-центра ФНС: 8-800-222-22-22.

Приобретение нового фискального накопителя

При покупке нового ФН необходимо учитывать 2 основных фактора:

Срок действия

Накопитель может быть на 13, 15 и 36 месяцев. Зависит этот срок от системы налогообложения и формата ведения бизнеса. К примеру, ФН на 3 года (36 месяцев) может использоваться бизнесом в сфере услуг, либо при применении патентной (ПСН) и упрощенной систем (УСН) налогообложения, а также единого сельхозналога (ЕСХН).

ИП или ООО могут самостоятельно выбрать срок фискального накопителя, если они:

• ведут торговлю товарами под акцизой;
• применяют упрощенную/патентную систему уплаты налогов;
• применяют общую систему налогообложения;
• используют в качестве ККМ автономные кассы.

Важна совокупность этих факторов, а не их наличие по отдельности.

Если вы или ваша организация относитесь к этой категории, то определять оптимальный срок ФН стоит из предполагаемого количества транзакций за этот период. Опирайтесь примерно на 240 000 транзакций: чем больше поток клиентов, тем меньше должен быть срок.

Версия ФН

Каждый ФН имеет свою версию и поддерживает определенный ФФД (формат фискальных документов). От формата зависит, какие чеки и отчетности сможет формировать ККМ. На данный момент существует 4 версии ФФД: 1.0, 1.05, 1.1 и 1.2. Наиболее распространенной является версия 1.1М (более ранние модели постепенно выводились из использования, а сейчас и вовсе не применяются). ФФД 1.2 необходим при продаже товаров с маркировкой «Честный знак», куда входят:

• автопокрышки
• молочные товары
• парфюм
• обувь
• вода в упаковке
• одежда
• табак
• медицинские препараты
• фотоаппаратная техника
• пиво
• биодобавки
• антисептики
• детские коляски
• велосипеды

Подготовка старого ФН к замене

1. Перед заменой фискального накопителя в кассе необходимо предварительно провести архивацию всех данных.

Для начала проверьте, все ли чеки были отправлены в ОФД. Автоматически сформированный отчёт придёт после закрытия смены. В этом отчёте должна присутствовать строка с количеством непереданных фискальных данных. Если значение равно 0 – всё отлично. Если же присутствуют непереданные данные, проверьте соединение кассового аппарата с интернетом и самим ОФД. При необходимости свяжитесь с оператором и вызовите специалиста.

2. Затем нужно сформировать соответствующий отчёт о прекращении работы фискального накопителя («об изменениях параметров фискализации»).

Чтобы его сделать, необходимо зайти в системные настройки ККМ, после закрыть архив во вкладке оборудование. Алгоритм действий и название разделов может разниться в зависимости от модели кассового аппарата. Конкретный алгоритм действий можно узнать в техпаспорте устройства, либо напрямую у производителя. По завершении процедуры получите чек с отчетом об успешном закрытии ФН, а также уведомление в личном кабинете оператора.

Установка нового ФН

После программной подготовки можно переходить к физической замене накопителей. Сделать это можно самостоятельно, а инструкция ККТ, как правило, располагает всей необходимой для этого информацией. Закон также не обязывает вас к привлечению сторонних специалистов, однако заранее проверьте в документации: является ли самостоятельное вскрытие нарушением правил гарантийного обслуживания. Некоторые производители могут аннулировать гарантию при таком вскрытии.

Согласно п.2 ст.5 ФЗ-54, по извлечению накопителя необходимо сохранять его на протяжении 5 лет. Контролирующие органы в течение этого срока могут запросить данные с ФН, которые вы обязаны предоставить.

При нарушении этого положения, по закону (статья 14.5 КоАП РФ пункт 5) предусмотрено предупреждение или штраф от 5 до 10 тысяч рублей.

Активация накопителя

Процесс активации установленного ФН не сильно отличается от формирования отчёта о закрытии старого модуля: в том же интерфейсе системных настроек кассового аппарата нужно найти раздел «Оборудование» (или похожий) и ввести необходимую информацию о новом устройстве. В результате выйдет чек с отчётом об успешном изменении данных, а в личном кабинете придет уведомление об активации. Полученные данные перед началом эксплуатации нужно передать в ФНС.

Регистрация в ФНС

Завершающим этапом замены фискального накопителя является перерегистрация ККТ в налоговой службе.

Подать соответствующее заявление можно как через личный кабинет ФНС, так и через оператора фискальных данных. Процедура полностью удаленная, однако для ее совершения от вас требуется наличие электронной подписи (ЭЦП).

Если у вас её нет, то для получения необходимо предварительно записаться на приём в местный удостоверяющий центр налоговой (УЦ ФНС), а также приобрести защищённый накопитель информации (внешне он не отличается от обыкновенного флеш-накопителя, однако имеется большая разница в программном обеспечении, поэтому не стоит путать).

Далее переходим к алгоритму перерегистрации. В различных ОФД он может отличаться из-за разности интерфейсов, поэтому опираться будем на личный кабинет налоговой.

• В ЛК налоговой необходимо найти раздел управления зарегистрированными кассами: «Мои кассы». Если зарегистрировано несколько ККМ, то выбираем ту, в которой произвели замену. Нажимаем «перерегистрировать».
• Причиной подачи заявления указываем замену фискального накопителя.
• Далее понадобятся данные из сформированных ранее отчетов о закрытии старого и активации нового ФН.
• Вводим информацию в соответствующие поля.
• В конце подписываем заявление электронной подписью и отправляем его в ФНС.

По завершении операции в том же личном кабинете придёт уведомление о принятии или непринятии заявления. Если все данные введены верно, то вы получите новую карточку зарегистрированного кассового аппарата. Если ФНС вышлет отказ, то нужно еще раз всё перепроверить и подать заявление повторно. В конце нужно подтвердить, что вы получили новую карточку аппарата – с этого момента ККМ готова к работе.

При подаче заявления через ЛК своего оператора алгоритм аналогичный, придется лишь дополнительно указать код ИФНС (код налоговой).