ЛЕТОГРАФ

Специалисты компании накопили большой опыт создания систем для организаций различного масштаба, который успешно применяется на практике при развертывании и тиражировании решений, а также учтен при разработке функциональных возможностей системы. Максимальные показатели некоторых проектов: более 78 млн заявок, более 18 млн документов, более 7 млн резолюций, более 21 тыс. пользователей, более 820 точек внедрения и более 45 интегрированных систем.

Миссия Компании: Повышать эффективность деятельности государственных и коммерческих организаций любого масштаба, разрабатывая гибкие, легко настраиваемые, быстро внедряемые и интегрируемые системы автоматизации процессов работы с информацией.

Программный продукт

Кратко о системе

Система ЛЕТОГРАФ — готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенной организации. Система включает в себя уникальный набор функциональных возможностей для комфортной ежедневной работы. В системе реализован инновационный подход к автоматизации, снижающий сроки и затраты на внедрение и развитие. В основе ЛЕТОГРАФ применяется мощная технологическая платформа, обеспечивающая быструю и надежную работу. Заказчик, принявший решение о внедрении системы, платит только за то, что использует. ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, архивными и пр.), а также может быть интегрирован с корпоративными и внешними системами. Функциональность и надежность системы проверены внедрением на десятках крупных проектов.

Защита информации и сертификация

На уровне системы ЛЕТОГРАФ реализована возможность защищенного подключения по протоколу https, доступ к документам и данным определяется на основании ролевой модели прав доступа, права доступа могут определяться по различным условиям.

На уровне СУБД обеспечивается защита содержимого базы от прямого доступа в обход пользовательского интерфейса ЛЕТОГРАФ. Предусмотрена возможность шифрования содержимого базы данных.

В ЛЕТОГРАФ реализован механизм, технически исключающий несанкционированный доступ к документам. Каждый сотрудник получает доступ только к тем документам, которые он создал сам, которые были ему переданы в ходе оперативной работы или доступ к которым был запрошен. Реализован механизм запрета на скачивание документа.

Получен сертификат ФСТЭК, подтверждающий отсутствие недекларированных возможностей (по 4 уровню контроля) и наличие механизмов защиты от несанкционированного доступа к информации (по 5 классу защищенности). На базе ЛЕТОГРАФ могут быть построены системы, соответствующие классу защищенности «1Г», в которых могут быть использованы персональные данные (ИСПДн). Поддержка технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Варианты развертывания системы

Отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на двух серверах, объединенных в Windows Failover Cluster (WFC), и использует две независимые системы хранения (СХД) для основных данных и для резервных копий.

Масштабируемый отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на группе серверов, выделяются отдельно веб-серверы, серверы приложений, серверы баз данных, серверы интеграции, серверы для организации видео-конференцсвязи (ВКС), серверы для распознавания электронных образов документов и серверы для работы с веб-документами. Данные размещаются на двух СХД: основной и резервной.

Катастрофоустойчивый кластер.Конфигурация предполагает развертывание в каждом дата-центре масштабируемого отказоустойчивого кластера. Работа производится с кластером серверов в одном дата-центре, в случае его выхода из строя производится автоматическое переключение на кластер второго дата-центра.

Программная платформа

В 2003 году, когда была начата разработка комплексной платформы документооборота ЛЕТОГРАФ, было принято решение создать «конструктор», который можно будет настраивать на любую логику документооборота простым конфигурированием – без программирования. Требовалось найти технологическую платформу, которая обеспечит наивысшую скорость работы с данными – и при этом будет соответствовать целому ряду дополнительных условий: отказоустойчивость, производительность при высоких нагрузках, масштабируемость, простота обслуживания и низкая стоимость технической поддержки (а также поддержка мобильных устройств).

Анализируя преимущества и недостатки различных баз данных, специалисты ЛЕТОГРАФ обратили внимание на объектно-реляционную базу данных Caché компании с 25-летней (на тот момент) историей – InterSystems. Это была практически единственная система, предоставлявшая разработчику инструменты для работы с данными напрямую, без необходимости их преобразования в табличную форму, обеспечивая при этом всю необходимую функциональность баз данных, в том числе гибкие механизмы хранения, индексации, поиска, управления синхронной и асинхронной обработкой данных и самостоятельного управления иерархическими и битовыми индексами.

Для создания и прикладных решений, и комплексной платформы технологии InterSystems подходят как нельзя лучше, позволяя разрабатывать для Заказчиков высоконагруженные, быстрые приложения с богатой функциональностью и возможностями доступа с различных видов устройств, не требующие излишних затрат на сопровождение.

Важным преимуществом технологий InterSystems, которые в последние несколько лет набирают все большую популярность, является платформа для интеграции приложений InterSystems Ensemble, обладающая коннекторами к более чем 200 различным информационным системам, поддерживающая большое число способов взаимодействия с системами более высокого уровня. Она также удобным для разработки образом позволяет объединять информационные потоки вокруг системы документооборота и автоматизирует сквозные процессы, охватывающие несколько информационных систем. Опыту применения интеграционной платформы Ensemble в решениях ЛЕТОГРАФ уже более 10 лет. С ее использованием реализован ряд крупных проектов, в том числе объединение 47 внешних информационных систем для государственных органов при условии обеспечения бесперебойной работы более 20 тыс. пользователей.

Возможности системы

Базовая версия системы ЛЕТОГРАФ предусматривает автоматизацию процессов управления входящими (включая массовый ввод и распознавание поступающей корреспонденции), исходящими и внутренними документами, подготовку и согласование документов, обеспечение юридически значимого документооборота (использование ЭЦП), контроль исполнения поручений (в том числе и поручений, переданных в другие организации), формирование специализированных отчетных материалов для первых лиц организации и контролирующих органов, а также ряд других возможностей.

●     Экспедиция – разделение поступающих документов на потоки, регистрация документов, массовое сканирование документов.

●     Управление входящими документами – получение и регистрация документов, поступивших по почте,  электронной почте, из внешних систем, по МЭДО. Первичное рассмотрение, рассмотрение, передача документа на исполнение, контроль исполнения документа и поручений по документам, ведение журналов.

●     Управление внутренними и исходящими документами– подготовка и согласование проектов документов, формирование документов по шаблону, подписание документов (в том числе с использованием ЭЦП), передача документов на рассмотрение, ознакомление или отправка в другие организации.

●     Контроль исполнения документов и поручений по документам – определение ответственных сотрудников за контроль документа в целом и за отдельные поручения, поддержка многопунктовых документов, формирование отчетов для оперативного и предупредительного контроля, снятие документов с контроля, продление сроков, периодические поручения.

●     Управление архивом бумажных документов – управление сведениями о местонахождении бумажных документов, ведение номенклатуры дел, прием документов в архив, выдача документов из архива на основании заявок, учет особо ценных документов, проведение ЭПК, выделение дел к уничтожению.

●     Управление электронным архивом, классификация и поиск документов – надежное хранение, быстрый доступ к документам с учетом прав доступа, группировка документов по признакам, определяемым пользователем (формирование электронных папок с документами), предоставление доступа по запросам, поиск информации по реквизитам, полнотекстовый поиск, отчетность по документообороту, исполнительской дисциплине и процессам любой сложности.

●     Перевод архива организации в электронный вид–  массовая загрузка отсканированных образов документов, автоматическое создание и атрибутирование регистрационных карточек, автоматизация индексирования и контроля за индексированием.

●     Отчетность по документообороту и исполнительской дисциплине– формирование интерактивных отчетов, с возможностью детализации до документа, экспорт отчетов в формате MS Excel.

●     Управление договорами – подготовка, согласование (в том числе с использованием типовых схем), создание версий договора, подписание, визирование, передача на рассмотрение и ознакомление, ведение журналови контроль исполнения обязательств по договорам.

●     Управление совещаниями – формирование повестки совещания, оповещение его участников, формирование  проекта протокола совещания, согласование и подпись протокола совещания, выдача поручений по пунктам протокола, контроль исполнения поручений  по протоколу.

●     Кадровый документооборот –учет сотрудников, административные процессы, подбор персонала, обучение и повышение квалификации, учет больничных листов, учет трудовых договоров и результатов испытательного срока.

●     Организация работы службы технической поддержки– организация работы специалистов первого и второго уровней службы сопровождения, поддержка работы групп службы сопровождения, регистрация пожеланий и предложений пользователей, формирование отчетов по работе службы технической  поддержки.

●     Управление файлами, задачами и сообщениями – возможность работать в ЛЕТОГРАФ как в файловом хранилище, использовать ЛЕТОГРАФ в качестве почтового клиента или организовать управление задачами в интерфейсе системы.

●     Интеграция систем – интеграция систем организации, интеграция с внешними системами, интеграция с МЭДО, обмен электронными документами между подразделениями и организациями (автоматическое формирование входящего документа на основе исходящего при передаче документов между организациями, использующими ЛЕТОГРАФ), обмен документами по электронной почте.

Преимущества системы

Максимальные показатели некоторых проектов: более 78 млн заявок, более 18 млн документов, более 7 млн резолюций, более 21 тыс. пользователей, более 820 точек внедрения и более 45 интегрированных систем.

Готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенной организации:

•      Система готова для автоматизации документооборота
•      Автоматизируется работа с документами внутри одной или группы организаций.
•      Обмен документами между подразделениями и организациями.
•      Для начала работы достаточно ввести учетные записи и сведения об организационной структуре.
•      Все функции системы доступны в виде облачного сервиса.
•      Работа в одной системе на разных языках в соответствии со спецификой страны или региона.

Уникальный набор функциональных возможностей для комфортной ежедневной работы:

•      Управление всеми видами электронных документов и их бумажными копиями.
•      Управление архивом электронных и бумажных документов
•      Работа с задачами
•      Контроль исполнения поручений по документам, контроль исполнения документов.
•      Организация файлового хранилища.
•      Организация электронной переписки.
•      Работа в корпоративной социальной сети и онлайн-коммуникации.
•      Автоматизация любых процессов работы с документами и данными.
•      Создание единого информационного пространства.
•      Формирование настраиваемых отчетов.
•      Сопровождение пользователей автоматизировано внутри системы.

Инновационный подход к автоматизации, снижающий сроки и затраты на внедрение и развитие системы:

•       Развитие, изменение и тиражирование системы без программирования.
•      Система разворачивается на сервере, кластере серверов или в виртуальной среде.
•      Пользователям требуется только веб-браузер.
•      Интерфейс адаптирован для работы на стационарных и мобильных устройствах
•      Возможность подключения удаленных подразделений через шину.
•      Внедрение можно начать немедленно с использованием облачного сервиса.

Мощная технологическая платформа, обеспечивающая быструю и надежную работу

•      Высокая скорость работы системы.
•      Горизонтальная и вертикальная масштабируемость.
•      Сервер, отказоустойчивый кластер, катастрофоустойчивый кластер.
•      Любое серверное оборудование и широкий спектр ОС

Заказчик платит только за то, что использует:

•      Лицензируется только количество подключений.
•      Низкая нагрузка на ИТ-персонал.
•      Легкий переход на новые версии, обратная совместимость.

Особенности решения

Простота настроек

Конфигурация ЛЕТОГРАФ выполняется специалистами, прошедшими трехдневный курс «Системный технолог ЛЕТОГРАФ». Навыки программирования для этого не требуются. Конфигурацию могут выполнять сотрудники внутренней группы внедрения Заказчика или специалисты ЛЕТОГРАФ.Все элементы и информационные объекты в ЛЕТОГРАФ создаются на основе шаблонов. Внесенные в конфигурацию изменения сразу становятся доступными (без дополнительных компиляций). Система позволяет легко увеличивать количество видов регистрационных карточек, справочников, отчетов или маршрутов, создавать регистрационные карточки с неограниченным количеством и составом полей, справочники произвольной структуры, маршруты заданной сложности, отчеты нужной структуры и пр. Также система позволяет связать между собой регистрационные карточки документов, настроить сводные статистические отчеты по работе пользователей с документами и данными системы, показывает местоположение документа и состояние его обработки.

Мобильный доступ

Интерфейс системы полностью адаптирован для работы на стационарных и мобильных устройствах различного формата. Пользователям для работы в системе требуется только веб-браузер.

Пользовательский интерфейс системы ЛЕТОГРАФ построен на уникальных технологиях, позволяющих минимизировать трафик и повысить скорость передачи данных. Интерфейс адаптирован к запуску системы на мобильных устройствах, работающих под управлением iOS и Android. В версии интерфейса для мобильных устройств помимо форм-фактора и размера терминала учитываются особенности применения touch-технологий.

Облачный сервис электронного документооборота

Сервис электронного документооборота ЛЕТОГРАФ – это полноценная онлайн система управления документами и автоматизации бизнес-процессов. Оптимальным является применение сервиса для автоматизации документооборота небольших и средних организаций, а также подразделений крупных компаний.

Ключевыми отличиями сервиса от корпоративной версии системы документооборота являются:

•     возможность быстрого старта работы при минимуме стартовых затрат;
•     отсутствие инвестиций в аппаратное обеспечение и администрирование системы;
•     наличие преднастроенных правил и маршрутов.

Сервис электронного документооборота может рассматриваться крупными компаниями как возможность проведения пилотного проекта, поскольку с использования «облака» можно начать внедрение системы любого масштаба и при необходимости впоследствии легко перенести ее в корпоративную сеть.

Услуги

Внедрение рекомендованной конфигурации решения – хорошо отлаженный процесс, неоднократно выполнявшийся специалистами ЛЕТОГРАФ при реализации крупных проектов. Можно выделить следующие стадии выполнения проекта:

•     Подготовительная стадия (определение ответственных сотрудников, развертывание решения, подготовка и загрузка нормативно-справочной информации).
•     Внедрение (инструктаж пользователей, авторский надзор за ходом опытной эксплуатации).
•     Сопровождение и развитие решения.

Техническая поддержка и обновление версий программных продуктов после завершения проектных работ может осуществляться как в стандартном, так и в расширенном объеме.

Специалисты ЛЕТОГРАФ могут оказывать услуги абонентского сопровождения – конфигурации, развития, инструктажа, администрирования, аудита и пр. систем на базе ЛЕТОГРАФ.