1С:Документооборот
Управляйте документами и процессами вашей компании эффективно и безопасно с помощью 1С Документооборот
- Рост и масштабирование
- Прозрачность и управляемость
- Повышение производительности
- Сокращение издержек
Возможности и функционал 1С Документооборот
Работа с документами
- Учет всех видов документов организации: входящих, исходящих, внутренних, кадровых, финансовых, отчетных и др.
- Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе документов
- Учет и настройка шаблонов документов, автозаполнение реквизитов
- Контроль и учет оригиналов документов
- Подписание документов ЭП
- Потоковое сканирование и штрихкодирование документов
- Учет сроков действия документов
- Обмен документами по 1С-ЭДО
- Отчетность по документам
- Ведение номенклатуры дел и учет мест хранения
Автоматизация бизнес-процессов
- Графический и текстовый конструктор процессов
- Шаблоны процессов
- Маршрутизация процессов в зависимости от условий и реквизитов
- Маршрутизация процессов по ролям и автоподстановки
- Автозапуск, отложенный запуск и настройка повторений
- Учет сроков, ответственных, контролера и результатов задач
- Делегирование и эскалация задач
- Контроль исполнительской дисциплины
- Исполнение задач по почте
- Отчеты по задачам и процессам
Работа с договорами
- Учет всех видов договоров и сопроводительной документации
- Подготовка типовых форм договора
- Автозаполняемые шаблоны типовых форм
- Настройка процессов обработки договоров: согласование, подписание и пр.
- Автоматическое формирование листа согласования
- Учет многосторонних договоров
- Контроль сроков действия договоров
- Подписание, отправка, получение договоров по ЭДО
- Контроль возврата и передачи оригиналов
- Анализ договорной работы и отчеты
Работа с файлами
- Работа с файлами любых типов
- Автозаполнение и шаблоны файлов
- Версионирование файлов
- Распознавание текстов из скан-образов
- Шифрование и подпись
- Разграничение прав доступа
- Категоризация файлов
- Предпросмотр файлов
- Групповая загрузка и выгрузка файлов
- Возможность запуска процессов
Учет и планирование рабочего времени
- Классификатор видов работ
- Ежедневные отчеты
- Учет трудозатрат в разрезе задач, проектов, документов
- Хронометраж времени по задачам и документам
- Протоколирование работы сотрудников
- Личные и общие календари
- Учет отсутствий сотрудников
- Затраты времени по видам работ
- Анализ рабочего времени сотрудников
- Табель рабочего времени
Управление проектами
- Поддержка всего жизненного цикла проекта
- Планирование проекта по задачам, этапам, вехам и контрольным точкам
- Диаграмма Ганта
- Управление проектной командой
- Постановка задач и учет трудозатрат
- Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе проектов
- Учет и ведение проектных документов
- Отчеты по задачам, этапам, проектам
- Разграничение прав доступа по проектам
- Загрузка проектов из Microsoft Project
Управление мероприятиями
- Настройка видов мероприятий
- Планирование: подбор участников, времени, помещения
- Составление программы с детализацией по пунктам и докладчикам
- Автоматическое приглашение участников и проверка их доступности
- Возможность ведения протоколов мероприятий
- Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе мероприятий
- Постановка и контроль задач по протоколу
- Хранение материалов по мероприятиям
- Разграничение прав доступа к мероприятиям
- Отчетность по мероприятиям
Поддержка совместной работы
- Встроенная и легкая почта
- Форум: обсуждения и голосования
- Чаты и видеозвонки
- Ася - бот помощник
- Интернет-телефония и Skype
- Календари сотрудников и компании
- Бронирование переговорных и помещений
- Управление проектами
- Управление мероприятиями
- Встроенные инструкции
Обеспечение безопасности данных
- Безопасность доступа через Интернет
- Поддержка протокола SSL
- Генератор сложных паролей
- Запрет на вход без пароля
- Политики доступа
- Протоколирование всех действий пользователей
- Шифрование файлов
- Соответствие закону № 152- ФЗ «О персональных данных»
- Соответствие закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Наличие мобильной версии
- Работа в режиме офлайн – можно работать из любой точки мира
- Встроенная почта с высокой степенью защиты
- Эффективная работа с задачами и процессами
- Согласование документов
- Контроль сроков
- Ведение рабочего календаря
- Безопасность
- Быстрое подключение с помощью QR-кода
- Бесплатное приложение
- Доступно для iOS, Android, WindowsPhone
Наличие готовых интеграций с другими программами 1С
1. Обмен данными с другими прикладными решениями «1С»:
- «1С:Управление торговлей 8», редакция 10.3
- «1С:Управление производственным предприятием 8»
- «1С:Бухгалтерия 8», редакция 2.0
- «1С:Комплексная автоматизация 8»
- «1С:Управление нашей фирмой
- «1С: ERP Управление предприятием»,
- «1С:Управление торговлей 8», редакция 11,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5.
Выгоды от внедрения
Руководителю/Собственнику
- Повышение эффективности, технологичности и конкурентоспособности
- Сокращение издержек
- Повышение прозрачности и оперативное получение данных
Делопроизводителю
- Сокращение времени на подготовку документов
- Ускорение всех процессов работы с документами
- Соблюдение требований законодательства к хранению документов
- Получение удовольствия от работы
IT-специалисту
- Открытый код и легкая адаптация
- Типовые интеграции со всеми учетными системами 1С
- Доступность методических материалов: книги, инструкции, курсы
- Низкая стоимость владения и простота поддержки
Финансисту/Бухгалтеру
- Ведение архива финансовых документов
- Обеспечение наличия и хранения всех документов
- Быстрый поиск и отправка документов по запросу
- Снижение рисков нарушений и штрафов
HR/Кадровику
- Автоматизация кадровых и HR процессов
- Ведение кадрового электронного документооборота
- Ускорение подписания документов сотрудниками
- Обеспечение защиты персональных данных
Юристу
- Учет договоров и сопроводительных документов
- Ведение шаблонов документов и типовых форм договоров
- Контроль актуальности и сроков исполнения документов и договоров
- Ведение официальной переписки с контрагентами
Эффект от внедрения для организаций
Ускорение получения управленческой отчетности
0%
Сокращение сроков выполнения заказов
0%
Сокращение затрат на почтовые и курьерские отправления
0%
Сокращение затрат на канцелярские принадлежности
0%
Сокращение операционных и административных расходов
0%
Сокращение затрат на обработку и хранение документов
0%
Рост производительности труда в производстве
0%
Рост прибыли
0%
1С Документооборот цены
- Начальная параметрическая настройка системы
- Типовые инструкции
Цена
55 300
руб.
- Начальная параметрическая настройка системы
- Настройка трех видов документов
- Обучение пользователей
- Типовые инструкции
- Курс-практикум по настройке 1С:Документооорот 3.0
- Набор методических материалов (приказ о вводе СЭД в эксплуатацию и положение об ЭД)
Цена
286 900
руб.
- Начальная параметрическая настройка системы
- Курс-практикум по настройке 1С:Документооорот 3.0
- Набор методических материалов (приказ о вводе СЭД в эксплуатацию и положение об ЭД)
Цена
1 100 000
руб.
6 шагов от инициации до сопровождения
1. Анализ текущего документооборота
2. Разработка функциональных требований
3. Выбор платформы СЭД
4. Выполнение проекта
5. Оценка результатов внедрения, подведение итогов
6. Поддержка и сопровождение
Шаг 1. Анализ текущего документооборота
Цель этапа - получить общую информацию о текущем состоянии документооборота и бизнес-процессов: количестве и видах документов, их реквизитном составе, нумерации, шаблонах и бланков; количестве и видах бизнес-процессов, их маршрутах и владельцах. Также на данном этапе производится сбор нормативных документов и шаблонов, влияющих на реализацию проекта, например, организационная структура, штатное расписание, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, шаблоны бланков документов, формы отчетов, действующие регламенты описания бизнес-процессов и другие.
Шаг 2. Разработка функциональных требований
Цель этапа - сформировать общие функциональные требования к системе. Данные требования позволят определить границы проекта, общие требования к функциональности решения, технические требования, требования к организации проекта. Результатом этапа является документ «Функциональные требования» (ФТ), который можно использовать в дальнейшем в закупочных процедурах, при выборе платформы и сборе ценовых предложений от поставщиков.
Шаг 3. Выбор платформы СЭД
На данном этапе обычно определяются критерии выбора СЭД (системы электронного документооборота) и формируется список систем для последующего отбора. Проводятся встречи-демонстрации решений и производится выбор наиболее подходящего критериям решения и подрядчика. Ознакомьтесь с функционалом 1С:Документооборот и убедитесь, что это понятный и удобный инструмент для ваших задач.Шаг 4. Выполнение проекта
В зависимости от выбранной технологии внедрения инициируется выполнение проекта. В своей работе мы используем разные технологии внедрения:- поставку лицензий и технической документации, установку, начальную настройку системы и обучение для возможности самостоятельного внедрения силами внутренних ИТ-специалистов
- простой и очень быстрый старт работы в 1С:Документооборот по технологии модульного внедрения: последовательный запуск модулей по выбранному приоритету полностью типового функционала занимает от 5 рабочих дней.
- индивидуальный проект под ключ, который будет учитывать все требования Заказчика, включая загрузку исторических данных, нужные интеграции с уникальными решениями, интерфейсами и функциональностью.
Шаг 5. Оценка результатов внедрения, подведение итогов
Мы рекомендуем подводить итоги каждого проекта, вне зависимости от масштаба, сроков и выбранной технологии. Это позволит определить успешность проекта и достижение поставленных целей, поблагодарить команду исполнителей, а также рассказать компании о выполненном проекте. В дорожной карте внедрения СЭД мы привели примеры критериев, их также можно дополнить своими.Уже внедрили 1С:Документооборот?
Напишите нам о результатах, и мы с удовольствием поделимся ими с нашими читателями в соцсетях.
Шаг 6. Поддержка и сопровождение
После ввода системы в промышленную эксплуатацию, важно подумать об организации поддержки решения для пользователей системы.Если у вас нет своих ресурсов для организации линии поддержки и консультаций, мы готовы взять эту работу на себя. В рамках сопровождения мы: фиксируем договоренности по SLA, обучаем и оперативно отвечаем на вопросы пользователей, помогаем эффективно использовать решение, развиваем и совершенствуем функционал.
Заключите договор сопровождения, выбрав оптимальный для вас вариант поддержки: фиксированная абонентская плата, пакет часов или по индивидуальным условиям.
В случае, если вы планируете сопровождение собственными силами, рекомендуем определить ответственного за поддержку системы, разработать регламент поддержки (SLA) и использовать систему регистрации инцидентов пользователей системы (Service Desk).
Кейсы
Почему клиенты выбирают именно нас
1-е место в рейтинге Центра компетенций по документообороту от Фирмы "1С"
С 2009 года среди 200 центров компетенции по документообороту (ЦКД). Более 200 реализованных успешных проектов
С 2009 года среди 200 центров компетенции по документообороту (ЦКД). Более 200 реализованных успешных проектов
Внутренняя и внешняя экспертность
Самая большая команда сертифицированных профессионалов по 1С Документообороту - лучшей системе электронного документооборота в России (СЭД)
Самая большая команда сертифицированных профессионалов по 1С Документообороту - лучшей системе электронного документооборота в России (СЭД)
Качественный сервис
Процессы и технологии, сертифицированные по международным и российским стандартам качества ИСО (ISO 9001:2015), с применением стандарта проектного управления PMBOK
Процессы и технологии, сертифицированные по международным и российским стандартам качества ИСО (ISO 9001:2015), с применением стандарта проектного управления PMBOK
Инновационные технологии
Собственные разработки для автоматизации документооборота, дополнительные модули DOCSTORE, сложные интеграции, видеокурсы, книги и база знаний
Собственные разработки для автоматизации документооборота, дополнительные модули DOCSTORE, сложные интеграции, видеокурсы, книги и база знаний
Купить 1С Документооборот прямо сейчас!
FAQ
Чем отличается электронная поставка от коробки?
Программы 1С поставляются в двух вариантах на выбор:
Основные отличия электронной поставки от коробочной - вся документация поставляется в электронном виде (без бумажных носителей).
- электронная поставка
- коробочная версия
Основные отличия электронной поставки от коробочной - вся документация поставляется в электронном виде (без бумажных носителей).
Какая документация есть по 1С:Документообороту?
Все поставки 1С:Документооборот включают в себя следующую документацию по конфигурации и платформе:
- 1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 3.0. Описание в 3-х частях
- Руководство пользователя
- Руководство администратора
- Руководство разработчика в 2-х частях
- Встроенная в программу справка
- Книга "1С:Документооборот: 300 вопросов и ответов"
- Книга "Управление документами: быстро, эффективно, своими силами"
- Методическое пособие: Комплект нормативных документов — 2023
- Видеокурс для пользователей 1С:Документооборот 3.0
- Уникальная База знаний
- Ютуб канал - с видео-уроками по функциям программы
Можно ли внедрить и поддерживать систему самостоятельно?
Внедрить 1С:Документооборот самостоятельно – возможно.
В случае, если вы выберете такой способ автоматизации, вам необходимо составить Дорожную карту внедрения и последовательно выполнить все этапы проекта.
До старта проекта вам нужно приобрести «1С:Документооборт» и лицензии на необходимое количество рабочих мест.
При покупке программы у нас, мы возьмем часть задач внедрения на себя. Состав работ будет зависеть от версии приобретаемой конфигурации (ПРОФ, КОРП или Документооборот Холдинга). Более подробно с предложением можно ознакомиться в разделе «Продукты и цены».
Как внедрить 1С:Документооборот в сжатые сроки мы рассказали в нашей статье.
В случае, если вы выберете такой способ автоматизации, вам необходимо составить Дорожную карту внедрения и последовательно выполнить все этапы проекта.
До старта проекта вам нужно приобрести «1С:Документооборт» и лицензии на необходимое количество рабочих мест.
При покупке программы у нас, мы возьмем часть задач внедрения на себя. Состав работ будет зависеть от версии приобретаемой конфигурации (ПРОФ, КОРП или Документооборот Холдинга). Более подробно с предложением можно ознакомиться в разделе «Продукты и цены».
Как внедрить 1С:Документооборот в сжатые сроки мы рассказали в нашей статье.
Какие лицензии необходимо купить для филиалов и обособленных подразделений
Для крупных компаний с разветвленной филиальной структурой, которые создают единую систему электронного документооборота необходимо приобрести поставку 1С:Документооборот Холдинга, которая предусматривает многоузловой обмен данными:
- любой сотрудник из любого узла сможет участвовать в процессе обработки (например, согласование договора между юрлицами группы компаний);
- можно обмениваться широким спектром данных – например, поддерживается передача не только документов, но и нормативно-справочной информации, мероприятий, бронирования помещений и т. д.;
- поддерживается автоматическая регистрация изменений.
Требованиям каких нормативных документов и стандартов соответствует 1С:Документооборот?
Существует внешнее и внутреннее регулирование делопроизводства.
Внешнее регулирование делопроизводства: федеральные законы, подзаконные акты, национальные стандарты. Оно направлено на установление требований к:
Внешнее регулирование делопроизводства: федеральные законы, подзаконные акты, национальные стандарты. Оно направлено на установление требований к:
- хранению документов (виды документов, подлежащих хранению, сроки хранения, организация хранения)
- документированию отдельных видов деятельности
- направлено на соблюдение внешних требований и формирование системы управления документами с целью повышения эффективности бизнеса
- помогает избежать организационных рисков, которые связанны с ошибками сотрудников при работе с документами, а также оптимизирует бизнес-процессы
Стоимость лицензии 1С:Документооборот: Разъяснения и Расчет
1. Как рассчитать стоимость лицензий 1С:Документооборот?
При расчете стоимости лицензий 1С:Документооборот необходимо определить планируемое количество одновременно работающих в системе сотрудников и приобрести следующие продукты:- Основную поставку 1С:Документооборот ПРОФ/КОРП - включает в себя 1 рабочее место
- Клиентские лицензии на количество одновременно работающих пользователей (1,5,10,20, 50, 100 и т.д.)
- Лицензию на сервер 1С:Предприятие - для обеспечения быстродействия работы системы. Приобретаются, в случае, если количество пользователей 1С:Документооборота больше 10 человек.
Стоимость лицензий:
- 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 1 рабочее место - 8 500 руб
- 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест - 28 900 руб
- 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест - 55 300 руб
- 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест - 103 900 руб
- 1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64) - 115 200 руб
2. Могу ли я использовать клиентские лицензии и лицензии на сервер , приобретенные ранее для других продуктов 1С?
Да, для работы в программе “1С:Документооборот 8” и автоматизации процессов вы можете использовать клиентские лицензии и лицензии на сервер, приобретенные ранее для других продуктов системы “1С:Предприятие 8”.3. Как добавить новых пользователей?
Если вам нужно добавить новых пользователей в систему 1С:Документооборот, вы можете приобрести клиентские лицензии на необходимое количество пользователей в любое удобное для вас время.4. Есть ли срок действия лицензий 1С?
1С:Документооборот - важный инструмент для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании, при этом лицензии бессрочные и приобретаются единоразово, без необходимости ежегодного продления, что существенно сокращает стоимость владения системой на протяжении всего периода ее эксплуатации, а не только на начальных затратах на покупку и внедрение. Это позволяет более объективно оценить экономическую выгоду от приобретения и использования 1С:Документооборот, учитывая долгосрочную перспективу развития компании.Чем отличается 1С:Документооборот Холдинга от 1С:Документооборот КОРП
1С:Документооборот холдинга разработан для крупных предприятий с разветвленной филиальной структурой, которые создают единую систему электронного документооборота.
1С:Документооборот холдинга включает в себя все функциональные возможности 1С:Документооборот КОРП, а также дополнительные функции, необходимые для работы крупных компаний с разветвленной филиальной структурой.
Главная особенность конфигурации — контролируемый обмен данными. Он предназначен для интеграции информационных баз «1С:Документооборота» в единую информационную систему с полным накоплением данных в центральной базе:
Контроль за репликацией — каждый узел получает только те данные, которые к нему относятся.
Контроль изменения объектов — отправляется только то, что действительно изменилось.
Поддержка ссылочной целостности — отправляемые данные контролируют свое окружение и, при необходимости, «забирают» их с собой.
Учет особенностей конфигурации — например, можно включать в обработку документа сотрудников, работающих в разных узлах.
Загрузка и выгрузка данных в многопоточном режиме — снижается время обработки данных и позволяет обмениваться достаточно большими объемами информации
Расчет стоимости:
При расчете стоимости лицензий 1С:Документооборот холдинга необходимо определить планируемое количество одновременно работающих в системе пользователей и приобрести следующие продукты:
Основную поставку 1С:Документооборот холдинга - включает в себя 1 рабочее место
Клиентские лицензии на количество одновременно работающих пользователей (1,5,10,20, 50, 100 и т.д.)
Лицензию на сервер 1С:Предприятие - для обеспечения быстродействия работы системы. Приобретаются, в случае, если количество пользователей 1С:Документооборота больше 10 человек.
Для использования 1С:Документооборот холдинга в дополнительных локальных сетях (удаленных офисах) филиалов организаций или отдельных юридических лиц холдинга, аффилированных с организацией необходимо приобретать специальную лицензию:
1С:Документооборот холдинга. Лицензия для дочерних обществ и филиалов. Электронная поставка
Клиентские лицензии и лицензии на сервер, необходимые для работы 1С:Документооборот холдинга. Лицензия для дочерних обществ и филиалов, в данную поставку не входят. Для рабочих мест, обеспеченных лицензией для дочерних обществ и филиалов, необходимо приобретать обычные клиентские лицензии
Для автоматизации документооборота головной организации и предприятий с 20 филиалами необходимо приобрести:
"1С:Документооборот холдинга. Корпоративная поставка. Электронная поставка"
Для использования конфигурации "Документооборот холдинга" более чем в 20 удаленных офисах необходимо дополнительно к поставке 1С:Документооборот холдинга. Корпоративная поставка. Электронная поставка" приобрести соответствующее количество лицензий:
"1С:Документооборот холдинга. Лицензия для дочерних обществ и филиалов. Электронная поставка"
или
"1С:Документооборот холдинга. Корпоративная поставка. Электронная поставка".
