Выбираем онлайн-кассу. Подробный гайд LIFE PAY

Для того, чтобы выбрать подходящую онлайн-кассу нужно предпринять следующие шаги.

Шаг 1. Уточнить обязанность и нюансы применения ККТ под выбранный вид деятельности

Перед тем, как переходить к выбору онлайн-кассы, нужно узнать, а нужна ли она вообще.

Перечень видов деятельности, а также ситуаций, при которых применение контрольно-кассовой техники не обязательно, приведён в ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Так, применение онлайн-кассы не требуется:

• В автоматах, которые принимают оплату монетами и не питаются от сети.
• При продаже газет и журналов на бумаге, в том числе в газетных киосках при условии, что объем продаж этих изделий не меньше 50% от общего объёма выручки.
• При реализации ценных бумаг.
• При торговле непродовольственными товарами, список которых утверждён Правительством: на рынках, ярмарках и выставочных комплексах, а также на других подобных территориях, за исключением находящихся в этих местах магазинов, павильонов, палаток и прочих мест, обеспечивающих показ и сохранность товара.
• В отношении разносной торговли продовольственными и непродовольственными товарами: с рук, тележек, корзин.
• При торговле в киосках мороженым, а также в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой.
• При торговле из автоцистерн квасом, молоком, маслом, рыбой, керосином и сезонная торговля овощами вразвал.
• При оказании услуг по ремонту и окраске обуви, изготовлению и ремонту металлической галантереи и ключей.
• При оказании услуг присмотра и ухода за детьми, больными, престарелыми лицами и инвалидами, а также услуг носильщиков на вокзалах.
• При сдаче в аренду индивидуальными предпринимателями жилых помещений (в многоквартирных домах), принадлежащих ИП на праве собственности.
• При розничной продаже бахил, а также при оказании услуг по вспашке огородов и распиловке дров.

Кроме указанных выше видов деятельности, не применять ККТ могут:

• ИП на патентной системе налогообложения в отношении некоторых видов деятельности.

Их полный перечень приведён в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ.

• Компании и ИП, ведущие деятельность в удалённых и труднодоступных местностях.

Для этого местность должна быть включена в соответствующий перечень, утверждённый субъектом РФ.

Вместо кассового чека, продавец обязан выдать клиенту (по его требованию) БСО или иной документ, который содержит наименование, порядковый номер и реквизиты, установленные абз. 4-12 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.

• Организации и ИП, осуществляющие расчёты между собой.

Освобождение предусмотрено только при условии, что расчёты производятся в безналичном порядке: с расчётного счёта на расчётный.

• ИП на НПД.

Предприниматели-самозанятые не обязаны применять ККТ, но должны выдавать клиентам чек, сформированный в приложении «Мой налог».

• Определёнными организациями, указанными в ст. 2 закона № 54-ФЗ.

Шаг 2. Выбрать тип онлайн-кассы в зависимости от вида осуществляемой деятельности

В зависимости от того, какой вид деятельности планирует осуществлять организация или ИП, можно выделить 3 основных типа онлайн касс:

• Стационарная ККТ.

Данный тип онлайн-касс подойдёт для стационарных торговых точек, пунктов выдачи и других мест, где расчёт с покупателями производится непосредственно на месте.

• Автономная мобильная касса.

Используется для курьерской деятельности и выездной торговли, а также при оказании услуг по перевозке пассажиров и грузов. Также будет удобна небольшим точкам продаж, для которых приобретение стационарной кассы обременительно.

• Облачная касса.

Оптимальный вариант для интернет-магазинов и деятельности в сети Интернет.

Аренда облачной кассы — оптимальный вариант для тех, кто хочет сэкономить на покупке стационарной кассы и фискального накопителя. Физическая касса находится в дата-центре, бизнес получает удаленный доступ к ней и может совершать продажи и при дистанционной торговле и при доставке.

Шаг 3. Выбрать онлайн-кассу

Теперь необходимо определиться с моделью ККТ.

Виды стационарных касс

При выборе стационарной кассы в первую очередь следует обратить внимание на масштабы бизнеса.

• Торговые точки с небольшой проходимостью и с возможными перебоями в электроснабжении.

Для небольших торговых точек, пунктов выдачи (ПВЗ), небольших магазинчиков у дома, семейных парикмахерских и прочих торговых точек с небольшой проходимостью оптимальным будет использование автономного кассового аппарата.

Этот тип онлайн-кассы имеет фискальный накопитель, клавиатуру, печатающий принтер, экран и аккумулятор.

Его удобно использовать в тех точках, где периодически возникают перебои с электричеством. Даже в случае отключения света такой кассовый аппарат можно будет использовать для расчётов.

Ёмкость аккумулятора такого устройства, как правило, составляет от 12 до 24 часов, чего вполне хватит при кратковременном отключении электроснабжения, а также в случае, например, выезда к клиенту.

• Торговые точки без перебоев с электричеством и без выездной торговли.

Если торговая точка не имеет проблем с электричеством, а также деятельность не связана с выездом к клиенту, например, для доставки товара, можно рассмотреть вариант фискального регистратора.

Фискальный регистратор — это устройство для печати чеков. Функционал его ограничен: с его помощью, например, не получится принять оплату банковской картой.

Фискальный регистратор подключается к ноутбуку или стационарному компьютеру и при поступлении на него запроса печатает фискальный документ. В его корпусе также находится фискальный накопитель, который обрабатывает полученную информацию, передаёт её оператору фискальных данных.

Этот тип онлайн-кассы подойдёт небольшим магазинам, салонам красоты и мелкой рознице, не имеющей проблем с электроснабжением, так как в корпусе устройства не установлен аккумулятор и питается он только от сети.

• Малый и средний бизнес, розничные магазины с небольшой и средней проходимостью.

Небольшие магазины, автосервисы, кафе и рестораны могут рассмотреть вариант онлайн-кассы в виде смарт-терминала.

Этот тип стационарной кассы представляет собой планшет с принтером для печати чеков.

Внутри этого устройства установлен фискальный накопитель, также имеется цветной монитор и печатающий принтер. Подключение смарт-терминала к стационарному компьютеру или ноутбуку не требуется. Работает данное устройство также от сети.

• Крупные торговые точки с высокой проходимостью.

Для них оптимальным вариантом будет POS-система.

Этот тип онлайн-касс представляет собой целый кассовый комплекс, который включает в себя системный блок, монитор, фискальный регистратор, дисплей, принтер для печати чеков.

К POS-системе можно подключить любое кассовое оборудование. Такая касса подойдет для работы с ЕГАИС и продукцией, подлежащей обязательной маркировке.

Виды мобильных касс

Для выездной торговли, а также курьерской деятельности, можно выбрать следующие способы получения оплаты от клиента:

• Автономная мобильная касса.

Представляет собой небольшое переносное устройство, в корпусе которого находится фискальный накопитель, принтер для печати чеков, клавиатура и небольшой экран. С помощью мобильной кассы можно принимать оплату банковскими картами.

Отличительная особенность мобильной кассы заключается во встроенном аккумуляторе, который держит заряд от 12 до 24 часов (в зависимости от модели).

Автономная касса не обязательно должна формировать чек в бумажном виде, так как при получении оплаты на выезде или от курьера, формирование чека на бумаге не требуется. Он может быть направлен клиенту в электронной форме при условии, что тот предоставит адрес электронной почты или номер телефона.

Автономную мобильную кассу так же можно подключить к кассе, которая расположена в офисе продавца. В этом случае чек будет формировать не курьер, а касса, на которую передали данные о произведённом расчёте.

• Мобильный телефон курьера с установленной на него платёжной программой.

При таком варианте оплаты курьер вносит в платёжную программу данные о произведённом расчёте. Затем они передаются на кассу, которая расположена в офисе продавца, и она направляет клиенту электронный чек.

Мобильный телефон при этом не является онлайн-кассой, так как он не отвечает требованиям закона № 54-ФЗ.

Виды онлайн касс для интернет-торговли

Для торговли в сети Интернет можно использовать два типа онлайн-касс:

• Облачная касса.

Особенность данной кассы состоит в том, что она не является собственностью продавца, а арендуется у поставщика услуг. Физическая касса при этом располагается в дата-центре арендодателя и клиенту предоставляют удалённый доступ к ней. Чеки формируются на данной кассе автоматически в электронной форме.

Обслуживание кассы и решение технических проблем возлагается полностью на поставщика услуг.

В большинстве случаев клиенту также предоставляется помощь в регистрации кассы в ОФД и ФНС, а также круглосуточная помощь и консультации по возникшим вопросам.

• Стационарная касса, расположенная в офисе продавца.

Такой вариант онлайн-кассы при интернет-торговле используется довольно редко, так как требует дополнительных затрат на приобретение кассовой техники.

Также все технические проблемы с кассой ложатся на плечи бизнеса. А если отключат электричество или интернет, использовать кассу невозможно.

Обратите внимание, что ККТ при торговле в сети интернет не требуется, если оплата производится наложенным платежом либо получена сторонней курьерской службой, а также если расчёт производится исключительно в безналичной форме между субъектами предпринимательства.